Introduction
Avec les innovations technologiques, les politiques d'éloignement inspirées par COVID et les commandes de travail à domicile, les piliers de l'étiquette professionnelle ont-ils commencé à s'effriter ? C'est la question qui se pose sur Internet et qui s'insinue dans l'esprit des utilisateurs de calendriers virtuels. Avec des dizaines et des dizaines d'outils de planification sur le marché (et d'autres à venir), il est essentiel que les utilisateurs reconnaissent les implications potentielles de l'utilisation de ces outils et mettent en œuvre les meilleures pratiques lorsqu'ils les utilisent pour éviter d'offenser les clients, les consommateurs, les pairs et les supérieurs.
D'un côté, il y a les personnes qui travaillent dans les secteurs des médias et de la technologie, comme l'analyste et consultant Benedict Evans, qui fait remarquer qu '"il y a toujours un ensemble délicat d'hypothèses implicites autour des réunions. Où se rencontre-t-on ? Qui se déplace ? Café ou salle de réunion ? C'est l'une des raisons pour lesquelles les tentatives de création d'agents de calendrier automatisés n'ont jamais donné de bons résultats". De l'autre côté, il y a les défenseurs des liens de programmation, comme Andy Brown, qui écrit: "Je suis un grand fan des processus. Il m'est donc facile d'être un grand fan de l'automatisation. Utiliser la technologie pour automatiser des processus ou des parties de processus me semble logique et évident. Et beaucoup de gens sont d'accord avec moi.
Nous examinons ci-dessous la popularité des liens de programmation, les avantages et les inconvénients de leur utilisation, ainsi que les meilleures pratiques pour éviter de se retrouver dans la situation de cet utilisateur de Twitter:
Qu'est-ce qu'un lien de programmation ?
Un lien de prise de rendez-vous est un lien vers un site web relié à votre agenda qui affiche en temps réel vos disponibilités synchronisées, afin que d'autres personnes puissent prendre rendez-vous avec vous. Voici à quoi ressemble une page CalendarBridge :
L'idée est de rendre la planification des réunions et des rendez-vous à la fois plus rapide et plus facile. En fait, dans un récent article de Forbes , John Hall, collaborateur principal, affirme que "l'utilisation d'un logiciel de planification est presque garantie pour améliorer votre gestion du temps".
Qu'est-ce qui explique l'augmentation du nombre d'outils de programmation et de liens ?
L'industrie des logiciels de planification et de prise de rendez-vous devrait atteindre 546,31 millions de dollars d'ici 2026, selon Allied Market Research. En 2018, ce secteur était évalué à 205,85 millions de dollars. Jusqu'à présent, l'Amérique du Nord a mené le boom des logiciels de planification, avec une adoption précoce par les services de santé et de bien-être. Les facteurs clés qui contribuent à la popularité croissante des outils de planification sont les suivants :
- L'essor des smartphones et la prolifération des calendriers numériques qui en découle. La plupart des professionnels des pays développés disposent désormais de plusieurs calendriers numériques.
- Un changement de génération. Les milléniaux, en général, ne parlent pas au téléphone et préfèrent s'approprier leur expérience de réservation par le biais de la technologie. Cette réalité est confirmée par une récente étude d'American Express.
- La possibilité de réduire le travail administratif. Les logiciels de planification et les liens permettent aux entreprises de réduire une partie du travail administratif et des frais généraux ; pour les rendez-vous, la responsabilité incombe au client lorsqu'il s'agit de confirmer un rendez-vous, de l'annuler ou de ne pas s'y présenter.
- Une main-d'œuvre répartie et des horaires de travail flexibles. Comme de plus en plus d'équipes sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires et travaillent souvent à des heures variables même au sein d'un même fuseau horaire, il y a moins d'occasions de coordonner des réunions de manière synchrone. Il en résulte des fils de courriels interminables, les créneaux horaires disponibles passant souvent comme des bateaux dans la nuit. Les outils de planification sont un moyen de permettre une coordination asynchrone sans avoir à viser une cible mouvante.
- Lacunes d'Outlook, Teams et Google Calendar. L'assistant de planification d'Outlook/Teams et Google Calendar Find a Time sont censés vous permettre de connaître la disponibilité des autres pour trouver un moment de rencontre. Ces outils échouent de deux manières :
- L'Assistant de planification d'Outlook/Teams et la fonctionnalité « Trouver un créneau » de Google ne prennent en compte que les membres internes de l'équipe. Par conséquent, pour les réunions avec des personnes qui ne disposent pas d'une adresse e-mail au sein de votre organisation, ces outils ne sont d'aucune utilité sans un outil tiers de synchronisation de calendriers tel que CalendarBridge.
- L'Assistant de planification d'Outlook/Teams et la fonctionnalité « Trouver un créneau » de Google ne prennent en compte que les calendriers principaux des utilisateurs. Par conséquent, pour les personnes disposant de plusieurs calendriers, ces outils ne sont d'aucune utilité sans un outil tiers de synchronisation des calendriers tel que CalendarBridge.
Qui utilise les liens de programmation ?
Pour les rendez-vous (rendez-vous au salon de coiffure, cours de gym, réservations... voire plages horaires de consultation), les liens de programmation sont devenus la norme plutôt que l'exception. Tous ceux qui demandent encore aux utilisateurs de téléphoner ou d'envoyer des courriels pour prendre un rendez-vous sont probablement en train de perdre des clients. Un autre avantage de l'utilisation d'un outil de planification pour les rendez-vous est que beaucoup d'entre eux s'intègrent maintenant directement avec les processeurs de paiement pour permettre la réservation et le paiement en une seule interaction conviviale.
En ce qui concerne les réunions, bien que l'utilisation des liens de planification monte en flèche (voir la récente évaluation de 3 milliards de dollars de Calendly pour s'en convaincre), il s'agit encore d'une niche. La niche tend à être constituée par ceux qui se concentrent sur la réservation d'autant de réunions que possible (pensez aux ventes, au recrutement, etc.). Mais, comme nous l'avons vu plus haut, alors que de plus en plus de personnes adoptent des horaires de travail à distance, hybrides et flexibles, et que la frontière entre "interne" et "externe" s'estompe avec l'augmentation du nombre de consultants et d'indépendants, de plus en plus de personnes se tournent vers les liens de planification et la gestion de calendrier assistée par l'IA, ainsi que vers d'autres outils de planification dédiés pour rompre le cycle des fils d'e-mails interminables visant à coordonner les réunions.
Quand ne pas partager un lien de programmation
Les liens de programmation sont utiles, mais pas toujours. Il est préférable de ne pas en envoyer si l'une des conditions suivantes est remplie :
- Vous vous connectez de manière informelle (par exemple, en discutant autour d'un café avec un ami ou un membre de votre famille).
- Le destinataire attend d'abord une invitation personnelle (par exemple, les patrons, les VIP).
- Les normes professionnelles découragent les outils de réservation automatisés.
- La réunion porte sur des sujets sensibles qui nécessitent une approche plus personnelle.
Dans ce cas, commencez par un bref message du type : "Pourrions-nous passer un appel de 10 minutes la semaine prochaine ? "Pourrions-nous passer un appel de 10 minutes la semaine prochaine ?", puis proposez des horaires ou votre agenda. Cela positionne le lien comme une option et non comme une demande.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'utilisation d'un lien de programmation ?
Cette distinction entre les rendez-vous et les réunions est importante car la controverse concernant l'impolitesse et l'étiquette sur le lieu de travail ne concerne généralement que les réunions. Lorsqu'il s'agit de rendez-vous, les liens de programmation sont bien accueillis pour leur commodité ; les clients ne trouvent pas cette utilisation "impolie" parce que les rôles de l'utilisateur et du prestataire de services sont clairs et moins personnels. En revanche, lorsqu'il s'agit de planifier une réunion d'affaires, l'envoi d'un lien peut donner l'impression que "mon temps est plus précieux que le vôtre", car le destinataire doit se rendre sur la page de réservation et faire le "travail" de sélection d'une heure. Les fournisseurs de liens de programmation les plus avancés atténuent ce problème en facilitant la recherche d'un créneau horaire approprié (par exemple, en n'affichant que les horaires qui conviennent à la fois au propriétaire du lien et au destinataire), mais ce n'est pas encore la norme et, par conséquent, de nombreuses personnes ont encore l'impression que recevoir un lien de programmation revient à être invité à agir en tant qu'assistant personnel du propriétaire du lien.
Lors de la programmation de réunions, le cadre et le message entourant le lien sont primordiaux pour éviter les accusations d'impolitesse ou de communication impersonnelle. Voici quelques conseils courants :
- Évitez d'envoyer des liens de programmation dans des courriels de vente "froids". Si vous essayez d'établir une nouvelle relation, vous voudrez certainement éviter tout ce qui pourrait être considéré comme trop audacieux ou tabou.
- Lorsque vous travaillez avec vos supérieurs, envisagez d'utiliser une touche plus personnelle et de vous occuper vous-même de la programmation (par exemple, en vous coordonnant directement avec son assistante).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Je pense que cette méthode fonctionne parce que : (1) elle est déférente - l'autre personne a le contrôle total de la façon de procéder ; (2) elle rend explicite le fait que vous n'êtes pas "au-dessus" de l'utilisation de son lien de programmation (s'il en a un) ; et (3) la mention de suggérer des heures leur rappelle qu'ils vont devoir vérifier leurs calendriers de toute façon, donc il vaut mieux utiliser le lien et n'avoir à vérifier qu'une seule fois !
A retenir
Comme le dit l'adage, les gens font des affaires avec des personnes qu'ils apprécient et en qui ils ont confiance. La manière dont vous communiquez, même par courrier électronique, est essentielle. Un équilibre positif entre l'efficacité et la commodité, d'une part, et l'étiquette et les relations interpersonnelles, d'autre part, peut être atteint avec un peu de réflexion. L'utilisation d'un logiciel de planification et de liens de planification d'une manière réfléchie et appropriée peut améliorer votre façon de faire des affaires et augmenter votre productivité.
