Einführung
Bröckeln mit den technologischen Neuerungen, der von COVID inspirierten Distanzierungspolitik und der Anordnung von Heimarbeit die Säulen der Business-Etikette? Diese Frage geistert durch das Internet und schleicht sich in die Köpfe der Nutzer virtueller Kalender. Angesichts der Dutzenden von Terminplanungs-Link-Tools auf dem Markt (und es werden immer mehr) ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Nutzer die potenziellen Auswirkungen der Nutzung solcher Tools erkennen und bewährte Verfahren anwenden, um Kunden, Kollegen und Vorgesetzte nicht zu verärgern.
Auf der einen Seite stehen Personen, die in der Medien- und Technologiebranche arbeiten, wie der Analyst und Berater Benedict Evans, der feststellt: "Es gibt immer eine Reihe heikler impliziter Annahmen im Zusammenhang mit Sitzungen. Wo trifft man sich? Wer reist? Kaffeehaus oder Besprechungsraum? Das ist ein Grund, warum Versuche, automatische Kalenderagenten zu entwickeln, nie gut funktioniert haben. Auf der anderen Seite gibt es Befürworter von Terminverknüpfungen, wie Andy Brown, der schreibt: "Ich bin ein großer Fan von Prozessen. Das macht es mir leicht, ein großer Fan der Automatisierung zu sein. Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen oder Teilen von Prozessen scheint mir logisch und offensichtlich zu sein. Und viele Menschen stimmen mir zu."
Im Folgenden untersuchen wir die Popularität von Planungslinks, die Vor- und Nachteile ihrer Verwendung und die besten Praktiken bei ihrer Nutzung, um zu vermeiden, wie dieser Twitter-Nutzer zu enden:
Was ist ein Terminierungslink?
Ein Terminplanungslink ist ein Link zu einer Website, die mit Ihrem Kalender verbunden ist und Ihre in Echtzeit synchronisierte Kalenderverfügbarkeit anzeigt , damit andere Termine mit Ihnen vereinbaren können. So sieht eine CalendarBridge aus:
Die Idee ist, die Planung von Besprechungen und Terminen sowohl schneller als auch einfacher zu machen. In einem kürzlich erschienenen Forbes-Artikel behauptet der leitende Mitarbeiter John Hall, dass "die Verwendung von Terminplanungssoftware Ihr Zeitmanagement fast garantiert verbessert".
Was ist der Grund für die Zunahme von Terminplanungsinstrumenten und Links?
Laut Allied Market Research wird die Terminplanungs- und Terminsoftwarebranche bis zum Jahr 2026 voraussichtlich 546,31 Millionen US-Dollar erreichen. Zum Vergleich: 2018 lag der Wert der Branche bei 205,85 Millionen US-Dollar. Bislang hat Nordamerika den Boom der Terminplanungssoftware angeführt, wobei die frühe Annahme durch Gesundheits- und Wellnessdienste die Führung übernommen hat. Zu den Schlüsselfaktoren für die zunehmende Beliebtheit von Terminplanungs-Tools gehören:
- Der Aufstieg der Smartphones und die daraus resultierende Verbreitung von digitalen Kalendern. Die meisten Berufstätigen in den Industrieländern haben jetzt mehrere digitale Kalender.
- Ein Generationswechsel. Millennials sind im Allgemeinen keine Telefonierer und ziehen es vor, ihre Buchungserfahrungen mit Hilfe von Technologie selbst in die Hand zu nehmen. Diese Tatsache wird durch eine aktuelle American Express-Studie bestätigt.
- Die Möglichkeit, Verwaltungsarbeit zu reduzieren. Terminplanungssoftware und -verknüpfungen ermöglichen es Unternehmen, einen Teil der Verwaltungsarbeit und des Overheads zu reduzieren; bei Terminen liegt die Verantwortung für die Terminbestätigung, -absage oder -verweigerung beim Kunden.
- Verteilte Belegschaften und flexible Arbeitszeiten. Da immer mehr Teams über mehrere Zeitzonen verteilt sind und oft sogar innerhalb derselben Zeitzone unterschiedliche Arbeitszeiten haben, gibt es weniger Möglichkeiten, Besprechungen synchron zu koordinieren. Das Ergebnis sind endlose E-Mail-Threads, bei denen die verfügbaren Zeitfenster oft wie Schiffe in der Nacht vorbeiziehen. Terminplanungstools ermöglichen eine asynchrone Koordination, ohne auf ein bewegliches Ziel schießen zu müssen.
- Unzulänglichkeiten von Outlook, Teams und Google Kalender. Mit dem Outlook/Teams-Planungsassistenten und Google Calendar Find a Time können Sie die Verfügbarkeit anderer Personen anzeigen, um einen Termin für ein Treffen zu finden. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie diese Tools versagen:
- Der Terminplanungsassistent von Outlook/Teams und „Google Find a Time“ sind nur für interne Teammitglieder gedacht. Für Besprechungen mit Personen, die keine E-Mail-Adresse in Ihrer Organisation haben, sind diese Tools daher ohne ein Kalendersynchronisierungstool eines Drittanbieters wie CalendarBridge nicht hilfreich.
- Der Terminplanungsassistent von Outlook/Teams und „Google Find a Time“ berücksichtigen nur die Hauptkalender der Nutzer. Für Personen mit mehreren Kalendern sind diese Tools daher ohne ein Kalendersynchronisierungsprogramm eines Drittanbieters wie CalendarBridge nicht hilfreich.
Wer nutzt Terminierungslinks?
Bei Terminvereinbarungen (z. B. beim Friseur, im Fitnessstudio, bei Reservierungen und sogar bei Beratungsgesprächen) sind Terminvereinbarungs-Links inzwischen eher die Regel als die Ausnahme. Wer immer noch verlangt, dass die Benutzer anrufen oder per E-Mail einen Termin vereinbaren müssen, verliert wahrscheinlich Geschäft. Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung eines Terminplanungstools für Termine ist, dass viele von ihnen jetzt direkt in Zahlungssysteme integriert sind, so dass Buchung und Zahlung in einer einzigen benutzerfreundlichen Interaktion erfolgen können.
Was Besprechungen angeht, so ist die Nutzung von Terminplanungs-Links zwar sprunghaft angestiegen (siehe die kürzlich erfolgte Bewertung von Calendly mit 3 Mrd. USD als Beweis), aber es handelt sich immer noch um eine Nische. Die Nische sind eher diejenigen, die sich darauf konzentrieren, so viele Meetings wie möglich zu buchen (z. B. Vertrieb, Rekrutierung usw.). Aber wie bereits erwähnt, nutzen immer mehr Menschen Remote-, Hybrid- und flexible Arbeitszeiten, und die Grenze zwischen "intern" und "extern" verschwimmt bei immer mehr Beratern und Freiberuflern. Daher wenden sich immer mehr Menschen Terminplanungslinks und KI-gestütztem Kalendermanagement sowie anderen speziellen Terminplanungstools zu, um den Kreislauf endloser E-Mail-Threads zur Koordination von Meetings zu durchbrechen.
Wann Sie einen Terminplanungslink nicht freigeben sollten
Terminierungslinks sind hilfreich, aber nicht immer. Es ist am besten, keinen zu senden, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
- Sie haben eine informelle Verbindung (z. B. einen Kaffeeklatsch mit einem Freund oder der Familie).
- Der Empfänger erwartet zunächst eine persönliche Einladung (z.B. Chefs, VIPs).
- Die Berufsnormen raten von automatischen Buchungsprogrammen ab.
- Bei dem Treffen geht es um sensible Themen, die eine persönlichere Note erfordern.
Beginnen Sie in diesen Fällen mit einer kurzen Nachricht wie: "Könnten wir nächste Woche ein 10-minütiges Gespräch führen?", und bieten Sie dann Zeiten oder Ihren Terminplaner an. Damit wird der Link als Option und nicht als Forderung positioniert.
Was sind die besten Praktiken bei der Verwendung eines Terminplanungs-Links?
Diese Unterscheidung zwischen Terminen und Besprechungen ist wichtig, weil die Kontroverse über Unhöflichkeit und Etikette am Arbeitsplatz im Allgemeinen nur bei Besprechungen aufkommt. Bei Terminen werden Links zur Terminvereinbarung aus Gründen der Bequemlichkeit begrüßt; die Kunden empfinden diese Verwendung nicht als "unhöflich", weil die Rollen des Nutzers und des Dienstleisters klar und weniger persönlich sind. Wenn es jedoch um die Planung einer geschäftlichen Besprechung geht, kann das Versenden eines Links den Eindruck erwecken, dass "meine Zeit wertvoller ist als Ihre", da der Empfänger die Buchungsseite besuchen und die "Arbeit" der Terminauswahl erledigen muss. Fortschrittlichere Anbieter von Terminplanungs-Links verringern diese Bedenken, indem sie die Suche nach einem geeigneten Zeitfenster erleichtern (z. B. indem sie nur Zeiten anzeigen, die sowohl für den Link-Inhaber als auch für den Empfänger geeignet sind), aber dies ist noch nicht die Norm, und so haben viele immer noch das Gefühl, dass der Empfang eines Terminplanungs-Links damit gleichzusetzen ist, dass sie gebeten werden, als persönlicher Assistent des Link-Inhabers zu fungieren.
Bei der Anberaumung von Besprechungen sind der Rahmen und die Kommunikation rund um die Verbindung von entscheidender Bedeutung, um den Vorwurf der Unhöflichkeit oder unpersönlichen Kommunikation zu vermeiden. Einige gängige Tipps sind:
- Vermeiden Sie das Versenden von Links zur Terminplanung in "kalten" Verkaufs-E-Mails. Wenn Sie versuchen, eine neue Beziehung aufzubauen, sollten Sie auf jeden Fall alles vermeiden, was möglicherweise als zu gewagt oder tabu angesehen werden könnte.
- Wenn Sie mit Vorgesetzten zusammenarbeiten, sollten Sie eine persönlichere Note in Betracht ziehen und sich selbst um die Terminplanung kümmern (z. B. indem Sie sich direkt mit ihrer Assistentin abstimmen).
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
Ich denke, dass dies funktioniert, weil: (1) es respektvoll ist - die andere Person hat die volle Kontrolle darüber, wie es weitergeht; (2) es macht deutlich, dass Sie nicht "über" deren Terminplanungs-Link sind (falls sie einen haben); und (3) die Erwähnung von Zeitvorschlägen erinnert sie daran, dass sie sowieso in ihren Kalendern nachsehen müssen, also ist es besser, den Link zu benutzen und nur einmal nachsehen zu müssen!
Ultimative Mitbringsel
Ein Sprichwort besagt, dass Menschen mit Menschen Geschäfte machen, die sie mögen und denen sie vertrauen. Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren - auch per E-Mail - ist entscheidend. Ein positives Gleichgewicht zwischen Effizienz und Bequemlichkeit und Etikette und zwischenmenschlichen Beziehungen kann mit etwas Bedacht erreicht werden. Der rücksichtsvolle und korrekte Einsatz von Terminplanungssoftware und Terminplanungslinks kann Ihre Geschäftsabläufe verbessern und Ihre Produktivität steigern.
