はじめに
技術革新や、新型コロナウイルス感染症対策としてのソーシャルディスタンスの徹底、在宅勤務の指示などにより、ビジネスエチケットの基盤は崩れ始めているのだろうか？この疑問はインターネット上で囁かれ、オンラインカレンダーのユーザーたちの心にも忍び寄っている。市場には数え切れないほどのスケジュール調整ツールが存在し（今後もさらに増える見込みだ）、ユーザーはこうしたツールを利用する際に生じうる影響を認識し、クライアントや顧客、同僚、上司を不快にさせないよう、ベストプラクティスを実践することが極めて重要である。
この問題について、一方には、アナリスト兼コンサルタントのベネディクト・エヴァンス氏のようなメディアやテクノロジー業界で働く人々がいます。同氏は次のように指摘しています。「会議には常に、微妙な暗黙の前提が伴います。どこで会うのか？誰が移動するのか？カフェか会議室か？これが、自動化されたカレンダーエージェントの開発がこれまでうまくいかなかった理由の一つです。」 もう一方には、スケジューリングリンクの支持者がいます。アンディ・ブラウン氏は次のように述べています。「私はプロセスの大ファンです。だからこそ、自動化の大ファンにもなりやすいのです。テクノロジーを使ってプロセスやその一部を自動化することは、私にとって論理的かつ当然のことのように思えます。そして、多くの人が私に同意しています。」
以下では、リンクのスケジュール設定機能の人気度、その利用のメリットとデメリット、そしてこのTwitterユーザーのような事態を避けるためのベストプラクティスについて検討します：
スケジューリングリンクとは何ですか？
スケジュール設定用リンクとは、あなたのカレンダーと連携したウェブサイトへのリンクであり、リアルタイムで同期された空き状況を表示することで、他の人があなたとの面会時間を予約できるようにするものです。以下は、CalendarBridgeのスケジュール設定ページの例です：
その目的は、会議やアポイントメントのスケジュール調整をより迅速かつ簡単にすることです。実際、最近の『フォーブス』誌の記事で 、シニア・コントリビューターのジョン・ホール氏は、「スケジューリング・ソフトウェアを利用すれば、時間管理が確実に向上する」と述べています。
スケジューリングツールやリンクが増加している背景には何があるのでしょうか？
Allied Market Researchの調査によると、スケジューリングおよび予約管理ソフトウェア市場は、2026年までに5億4,631万ドルに達すると予測されています。参考までに、2018年の同市場規模は2億585万ドルでした。これまでのところ、北米がスケジューリングソフトウェアのブームを牽引しており、特にヘルスケアおよびウェルネスサービス分野での早期導入がその先駆けとなっています。スケジューリングツールの人気が高まっている主な要因としては、以下の点が挙げられます：
- スマートフォンの普及に伴い、デジタルカレンダーも広く普及しました。現在、先進国のビジネスパーソンの多くは、複数のデジタルカレンダーを利用しています。
- 世代の変化。ミレニアル世代は概して電話でのやり取りを好まず、テクノロジーを活用して自ら予約手続きを行うことを好む。この傾向は、アメリカン・エキスプレスが最近実施した調査でも裏付けられている。
- 事務作業の負担を軽減できる点。スケジュール管理ソフトや連携機能を活用することで、企業は事務作業や間接費の一部を削減できます。予約に関しては、予約の確認、キャンセル、または無断欠席といった対応を顧客に委ねることができます。
- 分散した従業員と柔軟な勤務体制。複数のタイムゾーンにまたがって活動するチームが増え、同じタイムゾーン内でも勤務時間が異なるケースが多いため、リアルタイムで会議を調整する機会は少なくなっています。その結果、メールのやり取りが延々と続き、都合の良い時間帯がすれ違い、結局会えないという事態が頻発しています。スケジューリングツールは、流動的な状況に合わせて手探りで調整する必要なく、非同期での調整を可能にする手段です。
- Outlook、Teams、Google カレンダーの欠点。Outlook /Teams の「 スケジュール調整アシスタント」や Google カレンダーの「空き時間の検索」機能は 、会議の時間を決めるために相手の空き状況を確認できるように設計されています。しかし、これらのツールには以下の2つの問題があります：
- Outlook/Teamsの「スケジュール調整アシスタント」やGoogleの「空き時間を探す」機能は、社内メンバーのみを対象としています。そのため、組織内のメールアドレスを持たない相手との会議を調整する場合、CalendarBridgeのようなサードパーティ製のカレンダー同期ツールなしでは、これらのツールは役に立ちません。
- Outlook/TeamsのスケジュールアシスタントやGoogleの「空き時間を探す」機能は、ユーザーのメインのカレンダーのみを対象としています。そのため、複数のカレンダーを利用しているユーザーにとっては、CalendarBridgeのようなサードパーティ製のカレンダー同期ツールなしでは、これらのツールは役に立ちません。
スケジュールリンクを利用しているのは誰ですか？
予約（美容室やジムのクラス、レストランの予約、さらにはコンサルティングの時間帯など）において、予約リンクの利用はもはや例外ではなく、標準的な手法となっています。依然としてユーザーに電話やメールでのやり取りを強いている事業者は、ビジネスチャンスを逃している可能性が高いでしょう。予約管理ツールを利用するもう一つのメリットは、多くのツールが決済サービスと直接連携しており、予約と支払いを一連のユーザーフレンドリーな操作で完結できる点です。
会議に関しては、スケジューリングリンクの利用が急増しているものの（その証拠として、Calendlyの最近の30億ドルの評価額を参照）、依然としてニッチな領域にとどまっています。このニッチな領域を利用するのは、できるだけ多くの会議を設定することに注力している人々（営業や採用担当者など）が中心です。 しかし、前述の通り、リモートワークやハイブリッドワーク、柔軟な勤務形態に移行する人が増え、コンサルタントやフリーランサーの増加に伴い「社内」と「社外」の境界線が曖昧になるにつれ、会議の調整のために延々と続くメールのやり取りから脱却するため、スケジューリングリンクやAIを活用したカレンダー管理、その他の専用スケジューリングツールを活用する人が増えています。
スケジュールリンクを共有すべきでない場合
スケジュール設定用のリンクは便利ですが、必ずしもそうとは限りません。以下のいずれかに該当する場合は、送信しない方がよいでしょう：
- 気軽な交流をしている（例：友人や家族とコーヒーを飲みながらのおしゃべりなど）。
- 相手は、まず個人的な招待状が届くことを期待しています（例：上司、VIPなど）。
- 業界の慣行では、自動予約ツールの使用は推奨されていません。
- この会議では、よりきめ細やかな対応が必要なデリケートな話題が取り上げられます。
このような場合は、「来週、10分ほどお電話で話せませんか？」といった簡潔なメッセージから始め、その後、希望する時間帯やスケジュール管理ツールのリンクを提示しましょう。こうすることで、リンクを「必須」ではなく「選択肢」として提示することができます。
スケジューリングリンクを利用する際のベストプラクティスにはどのようなものがありますか？
「アポイントメント」と「ミーティング」のこの区別は重要です。なぜなら、無礼さや職場のマナーをめぐる議論は、一般的にミーティングに関してのみ生じるものだからです。アポイントメントの場合、予約リンクは利便性の高さから歓迎されます。利用者とサービス提供者の役割が明確で、個人的な要素が少ないため、顧客はこのやり方を「無礼」とは感じないのです。 しかし、ビジネスミーティングのスケジュール調整においては、リンクを送ることは「私の時間はあなたの時間よりも貴重だ」という印象を与えかねません。なぜなら、受信者は予約ページにアクセスし、時間を選択するという「手間」を強いられるからです。 より高度な予約リンク提供サービスでは、適切な時間帯を見つけやすくすることで（例えば、リンクの所有者と受信者の双方にとって都合の良い時間帯のみを表示するなど）、こうした懸念を軽減しています。しかし、これはまだ一般的ではなく、そのため多くの人が、予約リンクを受け取ることは、リンク所有者の個人アシスタントとして振る舞うよう求められているようなものだと感じています。
会議のスケジュールを調整する際、リンクの添付方法やその説明文の書き方は、無礼だと言われないようにしたり、冷たい印象を与えないようにしたりするために極めて重要です。一般的なヒントとしては、次のようなものがあります：
- 「冷やかし」的な営業メールで、アポイントメントのリンクを送るのは避けましょう。新たな関係を築こうとしているのであれば、強引すぎると受け取られたり、タブー視されたりする可能性のある行為は、絶対に避けるべきです。
- 上司と仕事をする際は、より親しみやすい対応を心がけ、スケジュール調整は自分で行うようにしましょう（例えば、上司の秘書と直接連絡を取り合うなど）。
- Politely play up the convenience factor of utilizing the scheduling link. For example, “Feel free to pick a time that works best for you, if you are ready to meet: {insert link];” or “I’ve found scheduling can become much easier using calendar links; if you’re comfortable with this approach, here is my link.”
These tips are all good, but I have a slight twist on them that I have found to work basically 100% of the time:
“If you would like to meet, please suggest a few times (or send your scheduling link), or you can put something on my calendar here: {insert link}.”
これがうまくいく理由は、次の3点にあると思います。(1) 相手への配慮が感じられる――今後の進め方をすべて相手に委ねているからです。(2) 相手がスケジュール調整用のリンクを用意している場合、自分がそれを「見下す」ことなく利用することを明確に示しているからです。(3) 希望時間を提案すると言及することで、相手は結局自分のカレンダーを確認しなければならないことに気づき、リンクを使えば確認は一度で済むと理解するからです！
主なポイント
よく言われるように、人は好感を持ち、信頼できる相手とビジネスを行うものです。メールを通じたコミュニケーションであっても、その在り方は極めて重要です。少しの配慮があれば、効率や利便性と、マナーや人間関係との良好なバランスを実現することができます。スケジュール管理ソフトや予約リンクを、配慮を忘れず適切な方法で活用することで、ビジネスの質を高め、生産性を向上させることができるでしょう。
