Por que aprender a sincronizar dois calendários do Outlook?
Este artigo é destinado a pessoas que:
- ter duas (ou mais) contas da Microsoft e, portanto, vários calendários do Outlook (por exemplo, um calendário pessoal e um profissional, ou dois calendários profissionais de duas empresas diferentes); e
- querem que sua disponibilidade seja sempre a mesma em todos os calendários. Em outras palavras, quando você estiver ocupado no primeiro calendário, deseja que o segundo calendário reflita automaticamente que você está ocupado, sem precisar criar entradas manualmente nesse segundo calendário.
O problema de ter vários calendários no Outlook
O problema de ter vários calendários no Outlook é que os colegas que verificarem sua disponibilidade no Outlook verão apenas a disponibilidade com base em um dos seus calendários para a organização deles.
Por exemplo, a Adele tem um calendário do Outlook profissional (adele@contoso.com) e um calendário pessoal do Outlook (adelev2024@hotmail.com). Sem utilizar as técnicas de sincronização apresentadas neste artigo, os colegas da Adele na Contoso verão sua disponibilidade com base apenas no calendário da Contoso, e não no calendário do Hotmail.
Basta a Adele adicionar (ou seja, fazer login) em suas contas Microsoft profissional e pessoal no Outlook* para poder ver os dois calendários em uma única visualização, mas esses calendários permanecem totalmente separados um do outro. Quando seus colegas da Contoso verificam sua disponibilidade no Outlook em seus dispositivos, a disponibilidade exibida refletirá apenas o calendário da Contoso.
*Isso se aplica ao Outlook para Windows (clássico), Outlook para Windows (Nova versão), Outlook para Mac, Outlook para Android e Outlook para iOS, bem como ao outlook.com. O Outlook na Web (outlook.office.com) é, na verdade, diferente, conforme explicado a seguir.**
**Sim, o fato de todas as versões do Outlook terem funcionalidades diferentes é superconfuso! 🥴
Mesmo que os colegas de trabalho saibam que ela tem vários calendários e tentem convidá-la usando seus outros endereços de e-mail, isso ainda não funcionará, pois os usuários de um locatário do Microsoft 365 não podem ver a disponibilidade de usuários fora de sua organização. Nesse caso, os usuários com endereços de e-mail @contoso.com só podem ver calendários @contoso.com, e não o calendário @hotmail.com da Adele.
Então, se você tem recebido marcações duplicadas de colegas de trabalho que não conseguem ver todos os seus calendários, ou se seu chefe ou colegas ficam irritados por terem que sempre enviar e-mails para verificar sua disponibilidade, o restante deste artigo mostra algumas maneiras de sincronizar seus dois (ou mais) calendários do Outlook para que seus colegas vejam sua disponibilidade correta.
As opções “Inscrever-se pela Web ” e “Carregar a partir de um arquivo ” não funcionam para sincronizar dois calendários do Outlook
Se você pesquisar no Bing ou no Google por “Como sincronizar dois calendários do Outlook”, muitos dos principais resultados da pesquisa recomendarão usar “Inscrever-se na web” ou “Carregar a partir de um arquivo”. Nenhuma dessas funcionalidades manterá seus calendários sincronizados. Aqui está um breve resumo do que essas funcionalidades fazem e para que servem.
Outlook “Inscrever-se na Web” ou “Adicionar da Internet”
Esse recurso, que recebe nomes diferentes nas diversas versões do Outlook, adicionará um calendário secundário àquela instância específica do Outlook e atualizará esse calendário secundário com pouca frequência (a documentação da Microsoft indica que “as atualizações podem demorar mais de 24 horas”).
Como o calendário é adicionado como um calendário secundário, separado do seu calendário principal do Outlook, a disponibilidade nesse calendário assinado/adicionado não afetará a disponibilidade que seus colegas de trabalho veem no Outlook.
Além disso, como as atualizações dos calendários assinados ou adicionados podem demorar mais de 24 horas, essa função não é adequada para visualizar um calendário que sofre alterações frequentes. Na verdade, a opção de assinar ou adicionar pela web destina-se a calendários que não sofrem muitas alterações, como feriados, calendários de equipes esportivas etc.
Outlook “Importar” ou “Carregar a partir de um arquivo”
A função “Carregar a partir de arquivo” no Outlook consiste em uma cópia única dos eventos para o seu calendário do Outlook. Não há conexão contínua com o calendário importado. Assim, a “importação” difere da opção “Inscrever-se na web” de duas maneiras: (1) o Outlook não verificará periodicamente se há atualizações no calendário importado; (2) você pode importar eventos para o seu calendário principal, enquanto a opção “Inscrever-se na web” adiciona um calendário secundário ao Outlook.
Como há tantos conselhos errados por aí sobre esse assunto, vale a pena repetir (desta vez, com mais ênfase):
Os recursos "Inscrever-se" e "Carregar a partir de arquivo" do Outlook não sincronizam a disponibilidade entre os calendários do Outlook e, em geral, são lentos demais para serem confiáveis
O recurso de calendário compartilhado do Outlook também não sincroniza dois calendários do Outlook
Compartilhar um calendário parece simples, não é? Errado. Compartilhar calendários no Outlook é tão complicado (devido aos diversos tipos de contas da Microsoft e às várias versões do Outlook) que a Microsoft tem um artigo de ajuda com 2.500 palavras dedicado inteiramente ao tema do compartilhamento de calendários na Microsoft.
É tão complicado que estamos preparando um artigo específico sobre o assunto, mas, enquanto isso, aqui estão alguns pontos importantes que são particularmente relevantes para um usuário com dois calendários do Outlook que está tentando sincronizar esses dois calendários entre si.
- A possibilidade de compartilhar um calendário do Outlook do trabalho com alguém de fora da sua organização costuma ser bloqueada pelas configurações do Microsoft 365 da sua empresa.
- Assim como um calendário assinado, um calendário compartilhado é adicionado como um calendário secundário e não bloqueará sua disponibilidade no Outlook, que é visível para seus colegas de trabalho. Por exemplo, mesmo que a Adele pudesse compartilhar seu calendário do Hotmail com sua conta da Contoso, seus colegas da Contoso ainda assim não veriam quando ela está ocupada no calendário do Hotmail.
- A frequência com que os calendários compartilhados são atualizados depende do(s) tipo(s) de contas da Microsoft entre as quais o calendário é compartilhado.
- Os calendários compartilhados de uma conta pessoal da Microsoft para uma conta do Microsoft 365 do trabalho ou da escola são sincronizados “instantaneamente”.
- Os calendários compartilhados entre duas contas pessoais da Microsoft são sincronizados “instantaneamente”.
- Os calendários compartilhados entre duas contas do Microsoft 365 do trabalho ou da escola no mesmo locatário são sincronizados “instantaneamente”.
- Os calendários compartilhados entre contas do Microsoft 365 do trabalho ou da escola em diferentes locatários (quando permitido pelas configurações da empresa) são sincronizados “a cada poucas horas”.
Como sincronizar um calendário pessoal do Outlook com um calendário do Outlook do trabalho ou da escola gratuitamente, sem ferramentas de terceiros
Este primeiro método que vou mostrar funciona para o caso específico em que você:
- ter 1 calendário pessoal da Microsoft (calendários associados a endereços @outlook.com, @hotmail.com, @live.com e @msn.com) e 1 calendário do Outlook do Microsoft 365 para o trabalho ou a escola; e
- Preciso sincronizar o calendário pessoal com o calendário do trabalho ou da escola, mas não o contrário.
Se isso se encaixa nos seus critérios, esta seção mostrará como você pode sincronizar seus dois calendários simplesmente configurando-os no Outlook na Web (outlook.office.com).
Se você tiver necessidades mais complexas de sincronização de calendários, como
- Preciso sincronizar dois calendários do Outlook do trabalho ou da escola
- preciso sincronizar bidirecionalmente dois calendários do Outlook;
- preciso sincronizar mais de dois calendários
- também é preciso sincronizar os calendários do Google
Então, passe para a próxima seção.
1. Faça login no Outlook na Web (outlook.office.com)
A partir de março de 2024, a sincronização gratuita do Google Agenda com o Outlook Agenda, sem o uso de ferramentas de terceiros, só poderá ser feita pelo Outlook na Web — e não por meio de outras versões do Outlook. Observe que o site outlook.office.com não é o mesmo que o outlook.com, que hospeda agendas pessoais da Microsoft. Essa funcionalidade não está disponível no outlook.com.
2. Vá até a guia “Calendário” e clique em “Adicionar calendário”
3. Selecione “Adicionar calendários pessoais” e, em seguida, “Outlook, Hotmail, Live, MSN”
3. Faça login na sua conta pessoal da Microsoft
Escolha a conta que deseja usar na lista ou digite seu nome de usuário e senha do Google. Observe que você está fazendo login diretamente no Google — a Microsoft não terá acesso à sua senha do Google.
4. Ative a opção “incluir na minha disponibilidade para trabalho”
5. Verifique se agora você consegue ver sua agenda pessoal do Outlook ao fazer login na sua conta profissional.
Atualize a página e agora você deverá ver o seu calendário do Google como um calendário separado no Outlook
Agora, seus colegas de trabalho podem ver sua disponibilidade combinada nos seus calendários pessoais e profissionais do Outlook
Agora, quando alguém da equipe da Adele tenta agendar uma reunião com ela no Outlook, o programa mostra corretamente que ela está ocupada, caso ela esteja realmente ocupada no Google Agenda.
Infelizmente, ao usar esse método gratuito de sincronização de calendários integrado ao Outlook na Web, o calendário profissional da Adele no Outlook não é sincronizado com seu calendário pessoal do Outlook. Portanto, se, por exemplo, ela compartilhar seu calendário pessoal do Outlook com amigos e familiares, eles não saberão quando ela estiver ocupada com o trabalho.
Se a Adele precisar que a disponibilidade em seu calendário pessoal do Outlook reflita a do calendário profissional do Outlook, ela precisará usar o método descrito na próxima seção.
Como sincronizar bidirecionalmente dois calendários do Outlook usando CalendarBridge
Se suas necessidades de sincronização de calendários vão além da sincronização de um calendário pessoal do Outlook com um calendário do Outlook do trabalho ou da escola, CalendarBridge o melhor serviço de sincronização de calendários para isso.
Alguns exemplos de casos de uso do CalendarBridge:
- sincronizar com e a partir de calendários pessoais da Microsoft (endereços @outlook.com, @hotmail.com, @live.com e @msn.com)
- sincronização bidirecional entre dois calendários do Outlook do trabalho ou da escola
- sincronize até 6 calendários nos dois sentidos ou até 36 calendários em um único sentido.
- Sincronização bidirecional entre os calendários do Google e do Outlook
1. Crie uma CalendarBridge (7 dias de teste gratuito)
Siga estas instruções sobre como criar uma CalendarBridge para ativar um período de teste gratuito de 7 dias do CalendarBridge. Não é necessário fornecer dados de cartão de crédito para o período de teste gratuito.
2. Conecte suas contas da Microsoft
Siga estas instruções para conectar seus calendários do Microsoft ao CalendarBridge. CalendarBridge via OAuth (“fazer login com a Microsoft”), de modo que nunca temos acesso às suas credenciais do Microsoft e você pode revogar nosso acesso a qualquer momento nas configurações da sua conta do Microsoft.
3. Configure quais eventos do calendário devem ser sincronizados e como fazê-lo
Siga estas instruções para criar conexões CalendarBridge . Cada conexão de sincronização define:
- um calendário de origem do qual copiar eventos/disponibilidade
- um calendário de destino para o qual copiar os eventos/disponibilidade
- configurações de privacidade para controlar quais campos/informações específicas você deseja sincronizar. Você pode sincronizar todos os detalhes, nenhum detalhe (apenas criar intervalos marcados como “ocupado” no calendário de destino) ou algo intermediário.
- filtros para excluir determinados eventos da sincronização.
4. Visualize seus calendários sincronizados
Com as conexões de sincronização configuradas nos dois sentidos, a disponibilidade nos dois calendários do Outlook da Adele permanecerá sempre sincronizada. Sejam amigos e familiares consultando seu calendário pessoal do Outlook ou colegas verificando seu calendário profissional do Outlook, todos verão a disponibilidade exata da Adele.
Por que sincronizar dois calendários do Outlook com CalendarBridge?
- As atualizações do calendário são sincronizadas em segundos. Ao contrário dos recursos de importação a partir de arquivo,assinatura pela web e adição pela Internetintegrados ao Outlook, CalendarBridge monitora CalendarBridge seus calendários do Outlook e oferece sincronização automática e em tempo real, para que você e seus colegas sempre tenham acesso à sua disponibilidade atualizada ao minuto.
- Controles de privacidade. Com CalendarBridge pode sincronizar tantos ou tão poucos detalhes entre os calendários quanto desejar. Se quiser ver todos os detalhes dos seus eventos nos dois calendários, você pode fazer isso. Se quiser garantir que nem mesmo os administradores de TI possam ver os detalhes dos seus eventos sincronizados, você também pode fazer isso.
- Configuração simples. Configurar CalendarBridge sincronizar dois calendários do Outlook leva apenas alguns minutos. Não é preciso configurar nem instalar nada em nenhum dos seus dispositivos.
