Inleiding
Om een positief rendement te behalen op de omvangrijke investeringen in fusies en overnames die de afgelopen jaren zijn gedaan, moeten IT-teams ervoor zorgen dat medewerkers tevreden en productief blijven tijdens de integratiefase na de fusie.
Turbulente integratieprocessen na een fusie (PMI) zijn verantwoordelijk voor meer dan de helft van de vaak genoemde percentages mislukte fusies. Om tal van redenen hangt het al dan niet slagen van de technologische integratie na een fusie vaak nauw samen met het al dan niet slagen van de fusie als geheel. Een belangrijke reden hiervoor is dat volgens een recent rapport van Bain & Company ongeveer de helft van de bedrijfsgerelateerde synergieën door technologie wordt mogelijk gemaakt.
Daardoor krijgen IT-integratieplannen bij fusies en overnames steeds meer aandacht van M&A-professionals. Nu de integratieplanning al in een vroeger stadium van start gaat en bij due diligence niet langer alleen naar de financiële aspecten wordt gekeken, maar ook naar de technologie, wordt er vooruitgang geboekt; toch zijn er nog steeds fouten op het gebied van projectmanagement die voor hoofdbrekens zorgen bij medewerkers en de productiviteit en het personeelsbehoud schaden.
Een van de meest voorkomende fouten bij de integratie na een fusie is dat er onvoldoende tijd wordt besteed aan het behouden van toptalent, en het verband tussen het behouden van talent en technologische integratie blijft vaak onbesproken. Hieronder bespreken we drie veelvoorkomende technologische uitdagingen na een fusie en hoe deze kunnen worden aangepakt, zodat toptalent behouden blijft en synergieën worden benut.
Geen enkele betrouwbare bron tijdens de integratie na de fusie
In alle fasen van een transactie is één enkele betrouwbare bron die in realtime wordt bijgewerkt van cruciaal belang. Onze gezamenlijke, tenantoverschrijdende agenda kan hier helpen om de last van versnipperde communicatie rond fusies en overnames te verlichten.
Wanneer twee bedrijven fuseren, ontstaat er vaak een gescheiden werkcultuur, omdat zowel nieuwe als ervaren medewerkers terugvallen op hun vertrouwde technologieën om hun werk te doen. Het heen-en-weer sturen van Excel-spreadsheets, die soms verouderd zijn, en het uitsluitend gebruiken van e-mail om cruciale gegevens en informatie te delen, zijn uiterst riskante praktijken die de productiviteit negatief kunnen beïnvloeden en het maximaliseren van de transactiewaarde in de weg staan.
Om dit knelpunt aan te pakken, moet de overnemende partij gebruikmaken van een tool waarin alle informatie en taken kunnen worden ondergebracht, zodat alle medewerkers en belanghebbenden beschikken over één enkele betrouwbare bron. Idealiter wordt er gebruikgemaakt van een projectmanagementplatform, zoals Midaxo, dat intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Hierdoor kunnen nieuw overgenomen medewerkers op een efficiënte, transparante en overzichtelijke manier te werk gaan.
In dezelfde geest moeten nieuwe medewerkers goed begrijpen hoe snelle communicatie binnen de cultuur van de overnemende partij verloopt. Is dat via e-mail? Slack? Google Chat? Sommige projectmanagementplatforms bieden ook chatfuncties aan als onderdeel van hun productpakket.
Navigeren tussen twee technologische werelden tijdens de integratie na een fusie
Een andere technologische uitdaging na een fusie die de communicatie en efficiëntie belemmert, is een probleem dat maar al te vaak voorkomt, maar zelden aandacht krijgt: overgenomen medewerkers die met twee e-mailsystemen en dus ook met twee afzonderlijke teamagenda’s moeten werken.
Wanneer nieuwe medewerkers worden ingewerkt, moeten ze vaak een tijdje met twee e-mailaccounts en dus ook twee agenda’s werken. Dit heen en weer schakelen tussen twee accounts kost tijd, leidt tot frustratie en verwarring, en zorgt voor een ware planning-nachtmerrie. Als de agenda’s van beide accounts niet synchroon lopen en niet in realtime worden bijgewerkt, zijn gemiste en dubbel geboekte vergaderingen maar al te vaak het gevolg.
Dit probleem wordt nog verergerd wanneer de kopende en verkopende partij verschillende platforms gebruiken, zoals Google versus Microsoft. Een tool voor agendasynchronisatie die met behulp van AI zakelijke afspraken plant, zoals CalendarBridge, lost dit probleem op door werknemers die tijdens de integratie in twee werelden opereren in staat te stellen hun agenda's te synchroniseren. Nog beter: tijdens de PMI CalendarBridge eenvoudig in te stellen en centraal te beheren zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden, waardoor extra druk op IT-afdelingen wordt vermeden.
Het ontbreken van een duidelijk plan voor de technologische transitie
Een gedetailleerd IT-integratieplan voor na de fusie is van cruciaal belang. In het plan moet worden vastgelegd welke tools en systemen behouden blijven, welke worden vervangen en wat het tijdschema voor de vervanging is. Zodra de tools zijn vastgesteld, is er een specifiek, op maat gemaakt opleidingsplan nodig, aangezien algemene training vaak niet voldoende is om medewerkers tevreden en gemotiveerd te houden. Medewerkers aan beide kanten van de transactie hebben hun eigen werkprocessen waardoor ze zich productief voelen. De overnemende partij moet bereid zijn om training te geven over hoe deze effectieve werkprocessen zoveel mogelijk kunnen worden nagebootst in de nieuwe systemen. Bij het toewijzen van tijd en budget voor deze training en overgang, mag men de sterk gekoesterde overtuigingen die vaak gepaard gaan met de keuze van technologie niet onderschatten of onderwaarderen. Als je bijvoorbeeld overgenomen medewerkers vraagt om over te stappen van Mac naar pc, of van Google Workplace naar Microsoft 365, of van Zoom naar Teams, kan dat soms aanvoelen alsof je hen vraagt om van geloof te veranderen. Daarom is voldoende geruststelling in de vorm van hoogwaardige, op maat gemaakte training nodig.
In dat verband realiseren veel professionals zich bij het opstellen van het technologische transitieplan niet dat ze integratie in sommige gevallen niet hoeven af te dwingen, omdat dit simpelweg niet nodig is. Soms is het in het belang van de overnemende partij om de overgenomen onderneming bepaalde tools en technologieën te laten behouden, met het oog op productiviteit en het benutten van synergieën.
Conclusie:
Er wordt wel gezegd dat de eerste 100 dagen van de IT-integratie na een fusie cruciaal zijn. Hoewel het onrealistisch is om alles in één keer voor elkaar te krijgen, kunnen overnemende partijen – door inzicht te hebben in de veelvoorkomende knelpunten die medewerkers tijdens de integratiefase melden – belangrijk talent ondersteunen, informatiehiaten voorkomen en werken aan het maximaliseren van de waarde van de transactie. Gelukkig kunnen de bovengenoemde uitdagingen worden aangepakt met behulp van technologische oplossingen, zonder dat IT-afdelingen overbelast raken en de kostbare tijd van medewerkers in beslag wordt genomen.
