Wprowadzenie
Aby zapewnić zwrot z ogromnych inwestycji w fuzje i przejęcia, które miały miejsce w ciągu ostatnich kilku lat, zespoły IT muszą zadbać o zadowolenie i wydajność pracowników w trakcie integracji po fuzji.
Trudności związane z integracją po fuzji (PMI) odpowiadają za ponad połowę często przytaczanych wskaźników niepowodzeń transakcji. Z wielu powodów powodzenie lub niepowodzenie integracji technologicznej po fuzji jest często ściśle powiązane z powodzeniem lub niepowodzeniem całej fuzji. Jednym z głównych powodów jest to, że – jak wynika z najnowszego raportu firmy Bain and Company – około połowa synergii biznesowych opiera się na technologii.
W rezultacie plany integracji informatycznej w ramach fuzji i przejęć cieszą się coraz większym zainteresowaniem specjalistów z tej dziedziny. Ponieważ planowanie integracji rozpoczyna się wcześniej, a proces due diligence kładzie nacisk nie tylko na aspekty finansowe, ale także na technologie, widać pewne postępy; jednak wciąż zdarzają się błędy w zarządzaniu projektami (PMI), które przysparzają pracownikom kłopotów oraz negatywnie wpływają na ich wydajność i utrzymanie kadry.
W rzeczywistości jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas integracji po fuzji jest poświęcanie zbyt mało czasu na zatrzymanie kluczowych pracowników, a związek między zatrzymaniem pracowników a integracją technologiczną często pozostaje pominięty. Poniżej omówimy trzy typowe wyzwania technologiczne pojawiające się po fuzji oraz sposoby ich rozwiązania, tak aby zatrzymać kluczowych pracowników i osiągnąć synergię.
Brak jednego wiarygodnego źródła informacji podczas integracji po fuzji
Na wszystkich etapach transakcji niezwykle ważne jest posiadanie jednego, wiarygodnego źródła informacji, aktualizowanego na bieżąco w czasie rzeczywistym – właśnie w tym zakresie nasz wspólny kalendarz dla wielu użytkowników może pomóc w uproszczeniu skomplikowanej komunikacji związanej z fuzjami i przejęciami.
Kiedy dochodzi do fuzji dwóch firm, praca często przebiega w izolacji, ponieważ zarówno nowi, jak i dotychczasowi pracownicy powracają do znanych sobie rozwiązań technologicznych, aby wykonywać swoje zadania. Wymiana arkuszy kalkulacyjnych Excel, które bywają nieaktualne, oraz korzystanie wyłącznie z poczty elektronicznej do przekazywania kluczowych danych i informacji to niezwykle ryzykowne praktyki, które mogą negatywnie wpłynąć na wydajność i uniemożliwić osiągnięcie maksymalnej wartości transakcji.
Aby rozwiązać ten problem, nabywca powinien skorzystać z narzędzia, które pozwoli zgromadzić wszystkie informacje i zadania, zapewniając wszystkim pracownikom i interesariuszom jedno wiarygodne źródło informacji. Najlepiej sprawdzi się w tym przypadku intuicyjna i przyjazna dla użytkownika platforma do zarządzania projektami, taka jak Midaxo. Dzięki temu nowi pracownicy będą mogli pracować w sposób wydajny, przejrzysty i łatwy w obsłudze.
Podobnie nowi pracownicy powinni dobrze zrozumieć, w jaki sposób przebiega szybka komunikacja w kulturze firmy przejmującej. Czy jest to poczta elektroniczna? Slack? Czat Google? Niektóre platformy do zarządzania projektami oferują również funkcje czatu w ramach swojej oferty.
Poruszanie się między dwoma światami technologicznymi podczas integracji po fuzji
Kolejnym wyzwaniem technologicznym pojawiającym się po fuzji, które utrudnia komunikację i obniża wydajność, jest problem, który zdarza się niezwykle często, ale rzadko zwraca na siebie uwagę: pracownicy przejętej firmy muszą poruszać się po dwóch systemach poczty elektronicznej, a co za tym idzie – korzystać z dwóch oddzielnych kalendarzy zespołów.
Kiedy nowi pracownicy przechodzą proces wdrażania, często przez pewien czas muszą korzystać z dwóch kont e-mailowych, a co za tym idzie – z dwóch kalendarzy. To przełączanie się między dwoma kontami powoduje stratę czasu, frustrację i zamieszanie, a także prowadzi do koszmarów związanych z planowaniem. Gdy kalendarze obu kont nie są zsynchronizowane i nie są aktualizowane na bieżąco, zbyt często dochodzi do pominięcia spotkań lub ich podwójnego zaplanowania.
Problem ten pogłębia się, gdy strona kupująca i strona sprzedająca korzystają z różnych platform, np. Google i Microsoft. Narzędzie do synchronizacji kalendarzy, które za pomocą sztucznej inteligencji zarządza planowaniem spotkań biznesowych, takie jak CalendarBridge, rozwiązuje ten problem, umożliwiając pracownikom poruszającym się w dwóch światach podczas integracji synchronizację kalendarzy. Co więcej, w okresie PMI CalendarBridge łatwo skonfigurować i centralnie zarządzać nim bez konieczności instalowania czegokolwiek, co pozwala uniknąć dodatkowego obciążenia działów IT.
Brak jasnego planu transformacji technologicznej
Szczegółowy plan integracji informatycznej po fuzji ma kluczowe znaczenie. Plan ten powinien określać, które narzędzia i systemy zostaną zachowane, a które zostaną zastąpione, a także zawierać harmonogram tej wymiany. Po ustaleniu narzędzi konieczne jest opracowanie konkretnego, dostosowanego do potrzeb planu szkoleń, ponieważ ogólne szkolenia często nie wystarczają, by zapewnić zadowolenie i motywację pracowników. Pracownicy po obu stronach transakcji mają swoje własne procedury pracy, dzięki którym czują się produktywni. Nabywca powinien być gotowy do zapewnienia szkoleń dotyczących tego, jak w jak największym stopniu odtworzyć skuteczne procesy pracy w nowych systemach. Przydzielając czas i budżet na te szkolenia i proces przejścia, nie należy lekceważyć ani nie doceniać silnych przekonań, które często towarzyszą wyborowi technologii. Na przykład poproszenie przejętych pracowników o przejście z komputerów Mac na PC, z Google Workplace na Microsoft 365 lub z Zoom na Teams może czasami wydawać się prośbą o zmianę wyznania, dlatego konieczne jest zapewnienie im wystarczających gwarancji w postaci wysokiej jakości, dostosowanych do potrzeb szkoleń.
W tym kontekście wielu praktyków, opracowując plan transformacji technologicznej, nie zdaje sobie sprawy, że w niektórych przypadkach nie ma potrzeby forsowania integracji, ponieważ po prostu nie jest ona konieczna. Czasami w interesie nabywcy leży umożliwienie przejmowanej firmie zachowania niektórych narzędzi i technologii, aby zapewnić wydajność i osiągnąć synergię.
Wniosek:
Mówi się, że pierwsze 100 dni integracji informatycznej po fuzji ma kluczowe znaczenie i choć nierealistyczne jest zrealizowanie wszystkich zadań naraz, to znajomość typowych problemów zgłaszanych przez pracowników w trakcie tej integracji pozwoli przejmującym firmom wspierać kluczowych pracowników, uniknąć luk informacyjnych oraz dążyć do maksymalizacji wartości transakcji. Na szczęście powyższe wyzwania można rozwiązać za pomocą rozwiązań technologicznych, nie przeciążając działów IT i nie angażując cennego czasu pracowników.
