Giriş
Son birkaç yılda gerçekleştirilen devasa birleşme ve satın alma yatırımlarından olumlu bir getiri elde edebilmek için, BT ekiplerinin birleşme sonrası entegrasyon sürecinde çalışanların memnuniyetini ve verimliliğini sürdürmesi gerekiyor.
Sıkça dile getirilen anlaşma başarısızlık oranlarının yarısından fazlası, sorunlu birleşme sonrası entegrasyon süreçlerinden (PMI) kaynaklanmaktadır. Sayısız nedenden ötürü, birleşme sonrası teknoloji entegrasyonunun başarısı ya da başarısızlığı, genellikle birleşmenin genel başarısı ya da başarısızlığıyla yakından ilişkilidir. Bain and Company’nin yakın tarihli bir raporuna göre, bunun temel nedenlerinden biri, iş ile ilgili sinerjilerin yaklaşık yarısının teknolojiye dayalı olmasıdır.
Sonuç olarak, birleşme ve satın almalarda BT entegrasyon planları, bu alandaki uzmanların ilgisini giderek daha fazla çekiyor. Entegrasyon planlaması daha erken aşamalarda başlaması ve durum tespiti sürecinin sadece finansal unsurlara değil teknolojiye de odaklanmaya çalışmasıyla birlikte bazı ilerlemeler kaydediliyor; ancak, çalışanlara sıkıntı yaşatan ve çalışan verimliliğini ve işyerinde kalma oranlarını olumsuz etkileyen PMI hataları hâlâ mevcuttur.
Aslında, birleşme sonrası entegrasyon sürecinde en sık yapılan hatalardan biri, kilit yetenekleri elde tutmaya yeterince zaman ayırmamaktır; üstelik yeteneklerin elde tutulması ile teknoloji entegrasyonu arasındaki bağlantı genellikle göz ardı edilmektedir. Aşağıda, birleşme sonrası sıkça karşılaşılan üç teknoloji sorununu ve bu sorunların nasıl çözülebileceğini ele alacağız; böylece kilit yetenekler elde tutulabilir ve sinerji yaratılabilir.
Birleşme sonrası entegrasyon sürecinde tek bir güvenilir bilgi kaynağı bulunmamaktadır
Bir anlaşmanın tüm aşamalarında, gerçek zamanlı olarak güvenilir bir şekilde güncellenen tek bir bilgi kaynağı son derece önemlidir; işte bu noktada , ortak kullanımlı ve kiracılar arası takvimimiz, dağınık M&A iletişiminden kaynaklanan yükü hafifletmeye yardımcı olabilir.
İki şirket birleştiğinde, eski ve yeni çalışanlar işlerini tamamlamak için kendi teknoloji alışkanlıklarına sığınmaya başladıkça, iş süreçleri genellikle birbirinden kopuk hale gelir. Bazen güncel olmayan Excel tablolarının bir oraya bir buraya gönderilmesi ve kritik veri ve bilgilerin paylaşılmasında yalnızca e-postanın kullanılması, verimliliği olumsuz etkileyebilecek ve anlaşma değerinin en üst düzeye çıkarılmasını engelleyebilecek son derece tehlikeli uygulamalardır.
Bu sorunu çözmek için, satın alan şirketin tüm bilgileri ve görevleri tek bir çatı altında toplayarak tüm çalışanlar ve paydaşlar için tek bir güvenilir bilgi kaynağı sunan bir araçtan yararlanması gerekir. İdeal olarak, Midaxo gibi sezgisel ve kullanıcı dostu bir proje yönetimi platformu kullanılır. Bu sayede, yeni işe alınan çalışanlar verimli, şeffaf ve kullanımı kolay bir ortamda çalışabilirler.
Benzer şekilde, yeni işe alınan çalışanların, satın alan şirketin kültüründe iletişimin ne kadar hızlı gerçekleştiğine dair sağlam bir kavrayışa sahip olmaları gerekir. E-posta mı? Slack mi? Google Chat mi? Bazı proje yönetimi platformları da ürün yelpazesinde sohbet özellikleri sunmaktadır.
Birleşme sonrası entegrasyon sürecinde iki teknolojik dünya arasında yol bulmak
Birleşme sonrası iletişim ve verimliliği engelleyen bir başka teknik sorun, çok yaygın olmasına rağmen nadiren dikkat çeken bir konudur: devralınan çalışanların iki e-posta sistemi ve dolayısıyla iki ayrı ekip takvimi arasında gidip gelmek zorunda kalması.
Yeni işe alınan çalışanlar işe başladıklarında, genellikle bir süre boyunca iki e-posta hesabı ve dolayısıyla iki takvim arasında gidip gelmek zorunda kalırlar. İki hesap arasında bu şekilde gidip gelmek zaman kaybına yol açar, sinirlilik ve kafa karışıklığına neden olur ve randevu planlamasında kabusa dönüşür. İki hesabın takvimleri senkronize edilmediğinde ve gerçek zamanlı olarak güncellenmediğinde, toplantıların kaçırılması veya çakışması sık sık yaşanan bir durumdur.
Bu sorun, alıcı taraf ile satıcı tarafın Google ve Microsoft gibi farklı platformlar kullandığı durumlarda daha da belirgin hale gelir. İş toplantılarının planlanmasını yapay zeka ile yöneten bir takvim senkronizasyon aracı, örneğin CalendarBridgegibi bir takvim senkronizasyon aracı, entegrasyon sürecinde iki farklı ortam arasında geçiş yapan çalışanların takvimlerini senkronize etmelerine olanak tanıyarak bu sorunu çözmektedir. Daha da iyisi, PMI sırasında CalendarBridge ve merkezi olarak yönetilir; hiçbir şey yüklemeye gerek CalendarBridge , böylece BT departmanları üzerinde ek yük oluşmaz.
Net bir teknoloji geçiş planının olmaması
Birleşme sonrası ayrıntılı bir BT entegrasyon planı hayati önem taşır. Bu plan, hangi araç ve sistemlerin korunacağını, hangilerinin yenileneceğini ve yenileme sürecinin zaman çizelgesini belirlemelidir. Araçlar belirlendikten sonra, çalışanların memnuniyetini ve motivasyonunu sürdürmek için genel eğitim genellikle yeterli olmadığından, özel ve kişiye özel bir eğitim planı gereklidir. Anlaşmanın her iki tarafındaki yetenekler, kendilerini üretken hissettiren kendi iş akışlarına sahiptir. Satın alan taraf, yeni sistemlerde yüksek etkili iş akışlarının mümkün olduğunca nasıl kopyalanacağına dair eğitim vermeye hazır olmalıdır. Bu eğitim ve geçiş için zaman ve bütçe ayırırken, teknoloji seçimini çevreleyen güçlü inançları küçümsemeyin veya hafife almayın. Örneğin, satın alınan çalışanlardan Mac'ten PC'ye, Google Workplace'ten Microsoft 365'e veya Zoom'dan Teams'e geçmelerini istemek, bazen onlardan dinlerini değiştirmelerini istemek gibi hissettirebilir ve bu nedenle, yüksek kaliteli, özel olarak hazırlanmış eğitim şeklinde yeterli güvence sağlanması gerekir.
Bu bağlamda, teknoloji geçiş planını hazırlarken birçok uzman, bazı durumlarda entegrasyonu zorlamaya gerek olmadığını, çünkü bunun gerçekten gerekli olmadığını fark edememektedir. Bazen, verimlilik ve sinerji yaratma amacıyla hedef şirketin belirli araç ve teknolojileri kullanmaya devam etmesine izin vermek, satın alan tarafın menfaatine olabilir.
Sonuç:
Birleşme sonrası BT entegrasyonunun ilk 100 gününün kritik öneme sahip olduğu söylenir. Her şeyi tek seferde halletmek gerçekçi olmasa da, birleşme sonrası entegrasyon sürecinde çalışanların sıkça dile getirdiği sorunlu noktalara ilişkin bilgi sahibi olmak, devralan şirketlerin kilit yetenekleri desteklemesine, bilgi eksikliklerini önlemesine ve anlaşmanın değerini en üst düzeye çıkarmaya yönelik çalışmalar yapmasına olanak tanıyacaktır. Neyse ki, yukarıda bahsedilen zorluklar, BT departmanlarını aşırı yüklemeden ve çalışanların değerli zamanını harcamadan teknolojik çözümler aracılığıyla aşılabilir.
