مقدمة
معظمنا لا ينسى الأشياء بسبب عدم وجود إشعارات، بل ننسى لأننا غارقون فيها.
- تنبيهات كل خمسة عشر دقيقة
- كتل تقويمية متتالية
- إشعارات Slack
- رسائل تذكيرية نصية
- تنبيهات عشوائية تحمل العنوان «افعل هذا»
تتطلب التذكيرات التقليدية المدمجة في معظم التقويمات منك التوقف عما تفعله، وفتح التقويم، واختيار وقت، وتسمية الحدث، وحفظه. هذا الأسلوب فعال، ولكنه يسبب إزعاجًا في كل مرة. إن التقاط هاتفك وقول"Hey Siri"ينشط نظامًا جديدًا غير مرتبط حتى بتقويم عملك. وإرساله إلى بريد Gmail الشخصي لا ينعكس على هاتفك الذكي أو تقويم عملك.
غالبًا ما تكون التذكيرات مجرد تلميحات بسيطة تهدف إلى حثنا على القيام بأمور لا نريد أن ننساها، سواء كان ذلك الاتصال بشخص ما، أو سداد فاتورة، أو إلغاء اشتراك قبل تجديده، أو شراء شيء ما في طريق العودة إلى المنزل، أو متابعة محادثة ما، أو ببساطة الخروج في الوقت المحدد حتى لا نتأخر.
كيف يمكن لمساعد الذكاء الاصطناعي أن يكون جزءًا من هذا النظام
بفضل مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بنا، يمكنك القيام بأكثر من مجرد جدولة الاجتماعات والفعاليات؛ بل يمكنك توجيهه لإرسال تذكيرات إليك (وإلى الآخرين) تتميز بسهولة الاستخدام ولا تسبب أي عوائق إضافية.
بدلاً من ضبط التذكيرات يدويًّا، ما عليك سوى تحديد ما تريد القيام به:
- "ذكرني بأن أحضر وصفتي الطبية بعد العمل اليوم."
- "ضع تذكيرًا بموعد تسليم مشروعي يوم الجمعة القادم في الساعة الثالثة بعد الظهر."
- "أرسل تذكيرًا لطيفًا إلى جميع المدعوين لحضور غداء الأصدقاء الذي سنقيمه هذا الأسبوع."
- "ذكرني بأن أراجع نسختي التجريبية المجانية قبل بدء الفوترة."
يقوم مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي من CalendarBridge بإنشاء التذكير، بينما تتولى إعدادات الإشعارات الحالية لديك مهمة إرسال التنبيه.
كيف يعمل مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي من CalendarBridge
يأتي مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي من CalendarBridge مدمجًا في حسابات Premium وPro، ويعمل بشكل أساسي عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال تعليمات مباشرة إلى assistant@ai.calendarbridge.com في أي وقت، أو إدراجه في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني كمرسل مخفي (BCC)، أو التحدث معه عبر الدردشة داخل " التقويم الموحد " من CalendarBridge وتطبيق "التقويم الموحد".
يمكنك التواصل مع مساعدك من خلال عدة حسابات بريد إلكتروني متصلة، مثل حسابات العمل والحسابات الشخصية. وأنت من يقرر عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم ربطها بمساعدك، والتقويمات التي سيقرأ منها ويقوم بإنشاء الأحداث عليها.
عند إنشاء تذكير، يصبح هذا التذكير حدثًا عاديًا في التقويم. ويخضع لإعدادات الإشعارات الافتراضية في التقويم الخاص بك، وإذا كانت تقويماتك متزامنة عبر CalendarBridge، فسيظهر الحدث في جميع التقويمات المتصلة وفقًا لإعدادات المزامنة الخاصة بك.
لا توجد قائمة تذكير منفصلة. يقوم المساعد بإنشاء الأحداث مباشرةً داخل التقويمات التي تستخدمها بالفعل.
متى وكيف يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لأتمتة التذكيرات
لقد وجدنا أن أسهل طريقة لاستخدام "مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي" في إعداد التذكيرات هي من خلال ثلاث طرق أساسية:
1. تذكيرات تدعم جدولك الزمني
التذكيرات لا تقتصر على مسألة الذاكرة فحسب، بل إنها تساعد في تنظيم الاجتماعات والمواعيد النهائية والانتقالات.
يمكنك تحديد مواعيد أوقات التحضير والمتابعة بنفس السهولة:
- "ذكرني بأن أعد الشرائح في الساعة 2 بعد الظهر قبل اجتماعي المقرر في الساعة 3 بعد الظهر."
- "ذكرني بأن أتواصل مع سارة يوم الثلاثاء المقبل في الساعة العاشرة صباحًا."
- "ذكرني بأن أراجع العقد قبل يومين من موعد استحقاقه."
يمكنك أيضًا تكوين قواعد تلقائية ضمن إعدادات المساعد، مثل:
- أرسل لي رسالة بريد إلكتروني تلقائية كل يوم في الساعة 6 صباحًا، تتضمن جدولي اليومي
- أرسل تذكيرًا في اليوم السابق لأي فعالية حضورية
- أبلغ المشاركين قبل خمسة أيام من انعقاد الفعاليات التي تتضمن مواعيد نهائية
- إرسال تذكير في نفس اليوم قبل ساعتين من انعقاد الاجتماعات الخارجية
بمجرد إعداد هذه التذكيرات، يتم تطبيقها تلقائيًا كلما تطابقت الأحداث مع معاييرك. وهذا يساعد على الحفاظ على سير الاجتماعات وفقًا للجدول الزمني المحدد، ويقلل من أعمال المتابعة اليدوية دون إضافة أي عقبات إضافية أو مهام خارج نطاق سير عملك المعتاد.
2. لإرسال تذكيرات ودية
في بعض الأحيان، لا يقتصر الهدف على تذكر الأمر بنفسك فحسب، بل يتعدى ذلك إلى إرسال رسالة تذكيرية ودية عبر البريد الإلكتروني في الوقت المناسب، حتى يظل الجميع على اطلاع ويقلل ذلك من احتمال عدم الحضور.
على سبيل المثال:
- "أرسل تذكيرًا وديًا إلى مارك بشأن العقد غدًا في الساعة التاسعة صباحًا."
- "ذكّر الفريق بموعد تقديم العروض قبل خمسة أيام من الموعد النهائي."
- "أرسل تذكيرًا إلى جولز غدًا في الساعة 10 صباحًا بشأن الغداء في الساعة 12 ظهرًا."
يقوم المساعد بضبط موعد التذكير وإرساله في الوقت الذي تحدده.
كيف تعرف الشركة من يجب الاتصال به
يستخدم المساعد الذكي السياق التنبئي من تقويمك لتحديد المستلمين. إذا كان شخص ما مدرجًا بالفعل في اجتماعات أو فعاليات، فيمكنك الإشارة إليه بطريقة طبيعية:
- "ذكّر مارك في الساعة الواحدة بعد الظهر باجتماع الساعة الثالثة بعد الظهر."
- "ذكّر الفريق بأن الموعد النهائي هو يوم الجمعة الساعة 10 صباحًا."
إذا كان مارك قد تلقى دعوات سابقة، أو إذا كان الفريق مرتبطًا بالحدث، فإن مساعد الجدولة يحدد المستلمين المناسبين استنادًا إلى سياق تقويمك.
إذا لم يتعرف على شخص ما، فما عليك سوى تعريفه مرة واحدة:
- "عنوان البريد الإلكتروني لرئيسي مارك هو mark@myboss.com."
- "عنوان البريد الإلكتروني لزوجي جون هو john@schwarzenegger.com."
وبعد ذلك، يمكنك ببساطة استخدام اسمهم من الآن فصاعدًا.
يمكنك أيضًا أتمتة إرسال التذكيرات الودية وفقًا لقواعد محددة
داخل إعدادات المساعد، يمكنك ضبط إعدادات التذكير التلقائي، مثل:
- إرسال رسالة تذكيرية عبر البريد الإلكتروني في اليوم السابق لأي اجتماع وجهًا لوجه
- عند إرسال تذكيرات بالغداء أو العشاء، يرجى ذكر الموقع
- أبلغ المشاركين قبل خمسة أيام من انعقاد الفعاليات التي تتضمن مواعيد نهائية
- إرسال تذكير في نفس اليوم قبل ساعتين من انعقاد الاجتماعات الخارجية
- بمجرد إعدادها، يتم تطبيق هذه التذكيرات تلقائيًا كلما تطابقت الأحداث مع معاييرك.
بدلاً من إرسال رسائل تذكيرية في اللحظة الأخيرة أو إعادة كتابة نفس رسالة التذكير المهذبة كل أسبوع، يتم إرسال التذكيرات في موعدها وبشكل منتظم. ستبدو منظمًا لأن النظام الذي يعتمد عليه منظم.
3. تذكيرات حتى لا تنسى
معظم التذكيرات هي التزامات بسيطة تحتاج إلى تحديد موعد لها.
- اشترِ تذاكر الحفل الموسيقي.
- أرسل بطاقة الشكر.
- تمنى لشخص ما عيد ميلاد سعيد.
- دفع فاتورة.
- انطلق في الموعد المحدد.
بدلاً من فتح التقويم وإنشاء حدث يدويًّا، يمكنك إرسال الأمر التالي:
- "ذكرني بأن البيع المسبق لتذاكر حفل كولدبلاي يبدأ يوم الجمعة القادم في الساعة العاشرة صباحًا."
- "اضبط تذكيرًا بدفع أقساط سيارتي في العاشر من الشهر الساعة 9 صباحًا."
- "ذكرني بأن أغادر في الساعة الخامسة مساءً لحضور العشاء في الساعة السادسة."
- "ذكرني يوم السبت بأن هذا هو آخر يوم لإرجاع طردي من أمازون."
يقوم المساعد بإنشاء الحدث في الوقت الذي تحدده. ويظهر مباشرةً في تقويمك ويتبع إعدادات الإشعارات الحالية لديك. وإذا لم تحدد وقتًا، فيمكن إنشاؤه كتذكير يستمر طوال اليوم.
التحول في السلوك
التغيير في سير عملك لا يقتصر على مجرد إنشاء حدث، بل إن الفائدة الحقيقية هي أن التذكيرات أصبحت سهلة ومتسقة.
عندما لا يستغرق إرسال تعليمات سريعة سوى ثوانٍ معدودة، تزداد احتمالية استخدامك للتذكيرات. فتتوقف عن التساؤل عما إذا كان الأمر يستحق أن تضعه في جدولك. كما تتوقف عن تأجيل المهام الصغيرة لأن إنشاء التذكير يبدو وكأنه عمل شاق.
- أنت ترسل التعليمات
- تم إنشاء الحدث
- تم إرسال التذكير
- تواصل العمل حتى النهاية
وبمرور الوقت، يؤدي ذلك إلى توفير كبير في الوقت بفضل ميزة أتمتة التذكيرات البسيطة، التي لولاها لكان عليك قضاء الوقت في تصفح التقويم وإعداد التذكيرات يدويًّا. وبذلك، لا تشعر وكأنك تدير التقويم بنفسك، بل وكأن لديك مساعدًا شخصيًا يتولى تنظيم مواعيدك نيابة عنك.
ابدأ الآن في أتمتة التذكيرات باستخدام مساعد يعمل بالذكاء الاصطناعي
لا حاجة لبطاقة ائتمان
الأسئلة الشائعة
تقلل أتمتة التذكيرات من العبء الذهني والمهام المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً، حتى لو لم تستغرق سوى دقائق معدودة. فبدلاً من إنشاء المواعيد وإرسال رسائل المتابعة يدويًّا، ما عليك سوى إصدار تعليمات بسيطة وترك النظام يتولى الأمر. وهذا يحسّن من الاتساق، ويضمن إرسال التذكيرات في الوقت المحدد، ويعزز صورتك المهنية. وعندما يتم أتمتة التذكيرات، فإنك تتجنب خطر نسيان الالتزامات الصغيرة ولكن المهمة، وتقلل من الصعوبات التي تواجهك في إدارة تقويمك.
مساعد الجدولة المدعوم بالذكاء الاصطناعي الذي ينشئ تذكيرات مباشرةً داخل التقويمات الحالية لديك. يمكنك إرسال التعليمات عبر البريد الإلكتروني أو من داخل "التقويم الموحد". يقوم المساعد بتحويل طلبك إلى حدث تقويمي قياسي، يتبع بعد ذلك إعدادات الإشعارات المعتادة لديك. يمكنك أيضًا إنشاء قواعد آلية بحيث يتم إرسال التذكيرات بناءً على نوع الحدث أو توقيته أو تكوين الحضور. كل شيء يعمل داخل التقويمات التي تستخدمها بالفعل.
لا. لا يقوم المساعد بإنشاء نظام إخطارات منفصل. بل يستخدم الإعدادات الافتراضية للتنبيهات في التقويم الحالي الخاص بك. إذا كنت تفضل تلقي تذكير واحد لكل حدث، فهذا ما ستحصل عليه. وإذا كنت تستخدم تنبيهات متعددة، فستظل هذه الإعدادات سارية. وستظل أنت المتحكم في عدد المرات التي يتم فيها إخطارك.
نعم. يمكنك توجيه المساعد لإرسال رسائل تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني إلى أشخاص أو مجموعات محددة معروفة لديه بالفعل. إذا كان شخص ما مدرجًا بالفعل في حدث ما في التقويم، يستخدم المساعد المعلومات السياقية للتعرف عليه. يمكنك أيضًا تعريف جهات اتصال جديدة مرة واحدة، ثم الإشارة إليها بشكل طبيعي في المستقبل. وهذا يسهل إرسال تذكيرات احترافية في الوقت المناسب دون الحاجة إلى صياغة رسائل البريد الإلكتروني يدويًّا في كل مرة.
القاعدة الذهبية هي تجنب أتمتة كل شيء دفعة واحدة. فإذا كان هاتفك يصدر إشعارًا كل خمس دقائق، فسوف تبدأ في تجاهله في نهاية المطاف. بدلاً من ذلك، ابدأ بالمهام المتكررة الثلاث الأكثر أهمية لديك. قم بأتمتة هذه المهام أولاً، ولاحظ كيف تعمل على تحسين سير عملك، ثم قم بالتوسع تدريجيًا. فالهدف هو التركيز والاتساق، وليس الإفراط في الإشعارات.
خاتمة
مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي من CalendarBridge لا يحل محل تقويمك. بل يجعل الاعتماد عليه بشكل مستمر أمراً أسهل.
إذا كنت ترغب في معرفة كيف تتكامل التذكيرات باللغة الطبيعية مع سير عملك، فاطلع اليوم على المزيد من المعلومات حول مساعد الجدولة بالذكاء الاصطناعي من CalendarBridge.