서론
2017년 출시 이후, Microsoft Teams는 전 세계 기업들 사이에서 꾸준히 사용이 확대되어 왔습니다. 이 소프트웨어는 복잡하면서도 사용자 정의가 매우 자유로워, 전 세계의 관리자와 사용자 모두에게 사랑받는 동시에 비판을 받기도 합니다.
하지만 이 글의 목적은 Microsoft Teams로 전환할 때의 전반적인 장단점을 논하는 것이 아닙니다. 대신, Microsoft Teams에서 일정 관리 기능이 어떻게 작동하는지, 그리고 Teams 일정과 Outlook 일정 간의 관계에 대해 흔히 발생하는 혼란을 해소하는 데 도움을 드리고자 합니다.
Teams의 네 가지 캘린더 유형
- Teams 캘린더 앱 – 이 캘린더는 왼쪽 앱 바의 캘린더 아이콘을 통해 액세스할 수 있습니다. 이 캘린더는 Microsoft 365 계정의 기본 캘린더를 다른 방식으로 보여주는 것입니다. Microsoft 365 계정의 기본 캘린더는 Outlook에서 ‘캘린더’로 표시되는 캘린더입니다. Teams 캘린더 앱에 대한 자세한 내용은 아래에서 확인하세요.
- Teams 채널 캘린더 – Teams 채널 캘린더(Teams 채널에 ‘채널 캘린더’ 앱을 추가하면 볼 수 있음)는 Microsoft 365 그룹 캘린더의 일부를 보여주는 보기입니다. 이 보기는 해당 채널에서 생성된 Microsoft 365 그룹 캘린더의 일정만 표시한다는 점에서 부분적인 정보만을 제공합니다. Outlook에서 Microsoft 365 그룹 캘린더를 확인하면 해당 팀의 모든 채널 캘린더 일정을 볼 수 있습니다. 채널 캘린더에 대한 자세한 내용은 아래에서 확인하세요.
- Teams에서 웹 캘린더 보기 – 캘린더에 대한 공개 링크가 있는 경우, Teams 채널에 캘린더를 표시하는 탭을 추가하세요. 이는 브라우저에서 캘린더를 보는 것과 기능적으로 동일하지만, 이 방법을 사용하면 Teams와 브라우저를 오가며 전환할 필요 없이 Teams 내에서 바로 캘린더를 볼 수 있습니다. Teams에서 웹 캘린더를 보는 방법에 대한 자세한 내용은 아래에서 확인하세요.
- Shifts 캘린더 – Microsoft Teams의 Shifts는 팀의 일정을 생성, 업데이트 및 관리하는 데 도움이 되는 일정 관리 도구입니다. 자세한 내용은 여기에서 확인하실 수 있습니다. Teams 캘린더 앱이나 채널 캘린더와 달리, Shifts는 Outlook 캘린더의 또 다른 보기 방식이 아니라 완전히 별개의 기능입니다. 이 글에서는 이에 대해 더 이상 다루지 않겠습니다.
Teams 캘린더 앱
Teams 캘린더 앱은 Microsoft 365 계정의 기본 캘린더를 다른 방식으로 보여주는 것에 불과합니다. (Microsoft 365 계정의 기본 캘린더는 “캘린더”라는 이름의 캘린더이며, Microsoft 365 이메일 주소로 전송된 초대장이 표시되는 캘린더입니다.)
“Teams 캘린더 앱은 Microsoft 365 계정의 기본 Outlook 캘린더(‘캘린더’라는 이름의 캘린더)를 다른 방식으로 보여주는 것에 불과합니다.”
Outlook의 기본 캘린더에서 일정을 생성하면 Teams 캘린더 앱에서도 해당 일정을 확인할 수 있습니다. 마찬가지로, Teams 캘린더 앱에서 일정을 생성하면 Outlook의 기본 캘린더에서도 해당 일정을 확인할 수 있습니다.
따라서 채드가 Teams 캘린더 앱을 열면, Outlook의 ‘캘린더’에 표시된 것과 동일한 일정을 볼 수 있습니다:
마찬가지로, 아델이 Teams 캘린더 앱을 열면 기본 Outlook 캘린더에 있는 일정을 확인할 수 있습니다:
요약하자면, Teams 캘린더 앱은 Outlook으로 전환할 필요 없이 Teams 내에서 기본 캘린더를 확인하고 관리할 수 있는 간편한 방법입니다.
팀 채널 캘린더
반면 기본 Teams 캘린더 앱은 단순히 Microsoft 365 계정의 기본 캘린더만 표시합니다. Teams 채널 캘린더는 이와는 다른 개념이며(그리고 더 헷갈리기 쉽습니다).
Teams 채널 캘린더 추가 방법
1. 앱 바(왼쪽 메뉴)에서 “Teams”를 선택하세요.
2. 채널 캘린더를 생성할 채널을 선택합니다.
3. ‘+’ 버튼을 클릭하여 ‘탭 추가’
4. ‘채널 캘린더’를 검색한 다음 검색 결과에서 선택하세요.
5. ‘추가’를 클릭하여 채널 캘린더를 채널 내의 새 탭으로 추가합니다.
여기서는 “Team”이라는 이름의 팀에 속한 Operations 채널에 Operations 채널 캘린더가 추가되었습니다:
Teams 채널 캘린더는 Microsoft 365 그룹 캘린더를 기반으로 합니다
Teams 채널에 채널 캘린더 앱을 추가하면, 실제로는 Microsoft 365 그룹 캘린더에 대한 필터링된 보기를 생성하는 것입니다.
채널 캘린더에는 Microsoft 365 그룹 캘린더에 존재하며 해당 특정 채널과 연결된 이벤트만 표시됩니다. 다른 채널과 연결되지 않았거나 아예 어떤 채널과도 연결되지 않은 Microsoft 365 그룹 캘린더의 다른 이벤트는 표시되지 않습니다.
하지만 이 모든 것은 다음과 같은 의문을 제기합니다. Microsoft 365 그룹 캘린더란 무엇일까요?
다음은 마이크로소프트가 Microsoft 365 그룹이 무엇인지 설명한 내용입니다. 저와 비슷한 생각을 가진 분이라면 이 설명이 별로 도움이 되지 않는다고 느끼실 겁니다. 대신, Microsoft 365 그룹을 단순히 공유 리소스의 집합으로 생각하고, 사용자의 해당 리소스 접근 권한은 그룹 내에서의 지위나 권한(예: 소유자, 구성원, 게스트인지, 아니면 그룹과 관련이 없는지 여부)에 따라 결정된다고 보는 것이 더 도움이 됩니다. Microsoft 365 그룹을 생성할 때 함께 생성되는 리소스는 다음과 같습니다:
- 공유 이메일 수신함,
- SharePoint 사이트,
- OneNote 노트북
- 공유 캘린더, 그리고
- (선택 사항) Teams 내의 팀.
Microsoft 365 그룹을 “팀”으로 전환한다는 것은 기본적으로 해당 Microsoft 365 그룹을 위해 추가적인 채팅, 화상 통화 및 기타 협업 리소스가 생성된다는 것을 의미합니다. 중요한 점은, 이것이 “팀 캘린더”가 생성된다는 것을 의미하지는 않는다는 것입니다. 별도의 “팀 캘린더”는 없으며, 오직 Microsoft 365 그룹 캘린더만 존재합니다.
Teams 채널 캘린더 앱을 사용하여 이벤트 만들기 (주의할 점 유의!)
채널 캘린더의 작동 방식이 다소 헷갈리기 때문에(Teams 앱 스토어에서 채널 캘린더 앱이 1.5점이라는 형편없는 평점을 받은 것만 봐도 알 수 있듯이), 가장 쉬운 설명 방법은 예시를 하나 짚어보는 것이라고 생각했습니다. 조금 지루할 수도 있겠지만, 이 방법을 통해 작동 원리에 대해 확실히 이해하실 수 있을 것입니다.
채드는 “Team”이라는 이름의 Microsoft Teams 팀에 소속되어 있습니다. Team 팀에는 영업 채널과 운영 채널이 있습니다. 운영 채널에는 운영 채널 캘린더가 추가되었고, 영업 채널에는 영업 채널 캘린더가 추가되었습니다.
이 예제를 시작하기 위해, 채드는 채널 캘린더 앱을 사용하여 ‘영업 업데이트’ 이벤트를 영업 채널에 생성합니다. 그는 참석자 필드에 아무도 추가하지 않았으며, ‘개인 초대장 보내기’ 확인란도 선택하지 않았습니다.
다음으로 채드는 채널 캘린더 앱을 사용하여 영업 채널에 “영업 재편성” 이벤트를 생성합니다. 이번에는 “개인 초대장 보내기” 기능을 켭니다.
이 두 가지 일정을 생성한 후 채널 캘린더에는 다음과 같이 표시됩니다:
이제 채드와 아델의 기본 캘린더(Outlook 또는 Teams 캘린더 앱)를 살펴보면, 채드의 캘린더에는 두 영업 관련 일정이 모두 표시되어 있는 반면, 아델의 캘린더에는 ‘영업 재편’ 일정만 있고 ‘영업 현황 보고’ 일정은 없는 것을 확인할 수 있습니다.
Teams 채널 캘린더와 관련해 주의해야 할 첫 번째 점은 다음과 같습니다:
- 채널 캘린더에 생성된 이벤트의 주최자는 해당 팀 자체입니다(이 경우 “team@domains4demos.xyz”).
- 채널 캘린더에 이벤트를 생성한 팀원은 자동으로 초대 대상자로 추가됩니다(이메일 초대장은 발송되지 않으며, 해당 이벤트는 단순히 해당 팀원의 기본 캘린더에 추가될 뿐입니다).
- 채널 캘린더에 생성된 이벤트는, 해당 팀원들이 명시적으로 참석자로 추가되지 않았거나 이벤트 생성 시 “개인 초대 보내기” 옵션이 활성화되지 않은 한, 다른 팀원들의 기본 캘린더에는 추가되지 않습니다. 즉, 팀원들은 채널에 게시된 글 외에는 해당 이벤트에 대한 알림을 받을 수 없습니다.
이제 채드가 ‘운영’ 채널에 두 개의 일정을 생성합니다.채널 캘린더에는 ‘영업’ 채널에서 생성된 일정은 표시되지 않고, 오직 이 두 일정만 표시된다는 점에 유의하세요:
하지만, Outlook에서 해당 팀의 기본 그룹 캘린더를 확인해 보면 두 채널의 일정이 모두 표시됩니다:
요약하자면, Teams에서 팀을 생성하면 해당 팀을 위한 Microsoft 365 그룹 캘린더가 생성됩니다. Teams의 채널 캘린더에 일정을 추가하면, 이는 Microsoft 365 그룹 캘린더에 일정을 추가하는 것과 같습니다. 각 채널 캘린더에는 해당 채널의 일정만 표시되지만, Outlook에서 그룹/팀 캘린더를 확인하면 해당 팀의 모든 채널에 속한 일정을 모두 볼 수 있습니다.
참고: 팀/그룹의 모든 구성원은 해당 이벤트를 생성한 팀의 구성원이 아니더라도 그룹 캘린더의 모든 이벤트를 편집할 수 있습니다. 이는 때로는 유용할 수 있지만(기본적으로 이벤트 주최자는 한 명만 지정할 수 있다는 제한을 우회하는 방법이기 때문), 일반적으로는 바람직하지 않습니다. 예를 들어, 채드(Chad)가 영업 채널 캘린더에 회의를 예약했다면, 아델(Adele)이 들어와서 자신의 회의 일정을 변경하는 것을 원치 않을 것입니다. 이러한 이유로 Teams가 활성화된 그룹 캘린더는 Outlook에서 종종 숨겨져 있으며, 이를 다시 표시하려면 Microsoft 365 관리자가 숨김 해제해야 합니다(이는 Exchange 관리 센터에서는 불가능하며 PowerShell을 통해서만 수행할 수 있습니다).
Microsoft Teams에서 웹 캘린더 보기
앞서 설명한 바와 같이, Teams 캘린더 앱을 사용하면 Teams에서 기본 캘린더를 확인할 수 있으며, 채널 캘린더를 통해 Microsoft 365 그룹 캘린더의 일부 일정을 확인할 수 있습니다. 그렇다면 다른 캘린더들은 어떻게 될까요? 예를 들어, Outlook의 Microsoft 365 계정에서 직접 만든 하위 캘린더들은 어떻게 될까요?
안타깝게도 다른 캘린더의 경우, 해당 캘린더에 URL이 있다면 Teams 채널에 탭을 추가하여 그 탭에서 캘린더를 볼 수 있는 것이 최선의 방법입니다. 이 방법은 웹 브라우저에서 URL을 직접 열지 않고도 Teams 내에서 캘린더를 볼 수 있게 해주는 것뿐입니다. 하지만 팀즈 채널의 모든 구성원이 자주 확인해야 하는 웹 캘린더가 있다면, 탭으로 추가하면 한 팀원이 한 번만 추가해도 모든 구성원이 쉽게 접근할 수 있어, 각 팀원이 브라우저에 웹 페이지를 북마크해 둘 필요가 없습니다.
다음은 Teams 채널에 웹 캘린더를 탭으로 추가하는 방법입니다:
1. 캘린더를 추가하려는 Teams 채널에서 상단의 ‘+’를 클릭하여 탭을 추가합니다
2. “웹사이트”를 검색한 다음 웹사이트 앱을 선택하세요.
3. 탭 이름을 지정하고 URL 입력란에 캘린더 링크를 붙여넣으세요. 이때 ICS 링크가 아닌 HTML 링크여야 합니다. Google 캘린더의 HTML 링크를 얻으려면 캘린더를 공개해야 합니다. Google 캘린더 링크를 얻는 방법은 다음과 같습니다. 마찬가지로, Outlook 캘린더의 HTML 링크를 얻으려면 캘린더를 공개해야 합니다. Outlook 캘린더를 공개하는 방법은 다음과 같습니다.
4. 이제 팀원 모두가 채널 내의 새 탭을 통해 캘린더에 쉽게 접근할 수 있습니다. 여기에서 ‘Chad의 일정’ 탭에 방금 추가한 캘린더가 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
Microsoft Teams 캘린더에 관한 자주 묻는 질문
Teams 캘린더 앱을 사용하면 (Outlook을 따로 열지 않고도) Microsoft 365 계정의 기본 캘린더를 확인하고 관리할 수 있습니다.Teams 캘린더 앱에 대해 자세히 알아보기
채널 캘린더는 팀 전체가 참여할 수 있는 일정을 생성하는 방법입니다. Teams 채널 캘린더의 일정은 팀 자체에서 관리하며, 개별 팀 구성원의 캘린더가 아닌 Microsoft 365 그룹 캘린더를 기반으로 생성됩니다.Teams 채널 캘린더에 대해 자세히 알아보세요.
이 질문에 대한 답은 어떤 Teams 이벤트를 말씀하시는지에 따라 달라집니다.
직접 초대받은 모든 Teams 일정을 확인하려면, 해당 일정이 Microsoft 365 계정의 기본 캘린더에 표시됩니다. 이 캘린더는 Outlook(‘캘린더’라는 이름의 캘린더)에서 확인하거나 Teams 캘린더 앱에서 확인할 수 있습니다.
Teams 채널 캘린더에 표시되지만 별도로 초대장을 받지 않은 일정을 확인하려면, Microsoft Teams의Teams 채널 캘린더탭에서 해당 일정을 확인할 수 있습니다. 또한 해당 팀에 해당하는 Microsoft 365 그룹 캘린더에서 Outlook을 통해 확인할수도있지만, 이는 Outlook에서 Teams가 활성화된 그룹 캘린더에 대한 액세스 권한이 있는지 여부에 따라 달라집니다(Teams가 활성화된 그룹의 Microsoft 365 그룹 캘린더는 Outlook에서 볼 수 없도록 차단되는 경우가 많습니다).
기본 Outlook 캘린더(‘캘린더’라는 이름의 캘린더)에 있는 일정은 Teams 캘린더 앱을 통해 확인하고 관리할 수 있습니다.
기본 캘린더가 아닌 다른 Outlook 캘린더(예: Outlook에서 수동으로 만든 보조 캘린더)에 있는 일정에 대해서는 다음과 같이 할 수 있습니다:
- Teams 채널에 캘린더를 탭으로 추가합니다(캘린더를 게시해야 하며, 이렇게 하면 팀원들이 캘린더를 볼 수 있게 됩니다).
- CalendarBridge 사용하여다른 Outlook 캘린더를 기본 캘린더와 동기화CalendarBridge .
전체 팀원이 확인해야 하는 추가 캘린더라면, Teams 채널의 웹사이트 탭으로 추가할 수 있습니다.
팀 전체가 볼 수 없도록 설정하려는 추가 Outlook 캘린더인 경우, Teams에는 이를 위한 적절한 기본 제공 옵션이 없습니다. 한 가지 해결책은 CalendarBridge 사용하여 추가 Outlook 캘린더를 기본 Outlook 캘린더와 동기화하는 것입니다.
전체 팀원이 볼 수 있도록 공개된 캘린더라면,Teams 채널의 웹사이트 탭으로 추가할 수 있습니다.
공개된 캘린더가 아니거나, Teams 채널에서 모든 사람이 볼 수 있도록 탭으로 추가하고 싶지 않은 경우, Teams에는 이를 위한 기본 제공 솔루션이 없습니다. 한 가지 해결책은 CalendarBridge 사용하여 캘린더를 기본 Outlook 캘린더와 CalendarBridge Teams 캘린더 앱에서 볼 수 있도록 하는 것입니다. 다음은 Calendarbridge 사용하여 Google 캘린더를 Outlook 캘린더와 동기화하는 방법입니다. 다음은 Calendarbridge 사용하여 Apple/iCloud 캘린더를 Outlook 캘린더와 동기화하는 방법입니다.
Microsoft 365 그룹 캘린더는 게시할 수 없기 때문에,Microsoft Teams에 웹 캘린더를 추가하는 방식으로 이 캘린더를 추가할 수 없으므로, Microsoft Teams에서 Microsoft 365 그룹 캘린더 전체를 볼 수 있는 방법은 없습니다.
앞서 설명한 바와 같이, Teams 채널 캘린더는 내부적으로 Microsoft 365 그룹 캘린더를 사용하지만, 해당 채널에서 생성된 일정만 표시합니다. 다른 채널의 일정이나 특정 채널과 연결되지 않은 일정은 표시되지 않습니다.
이에 대해서는앞서Teams 채널 캘린더에 관한 섹션에서 다루었습니다. 간단히 말해, Teams 채널 캘린더는 기본이 되는 Microsoft 365 그룹 캘린더를 필터링하여 보여주는 보기입니다. 따라서 Outlook에서 그룹 캘린더를 확인하면 해당 팀의 모든 채널에 걸친 일정을 볼 수 있습니다. 하지만 Teams가 활성화된 Microsoft 365 그룹의 캘린더는 대개 Outlook에서 숨겨져 있어(그룹 캘린더를 검색해도 찾을 수 없음) 관리자가 PowerShell 스크립트를 실행하여 숨김을 해제해야 합니다.
앞서 Teams 캘린더 앱에 대해 살펴본 바와 같이, Teams 캘린더 앱은 단순히 Microsoft 365 계정의 기본 캘린더를 표시해 줍니다. 따라서 Teams 캘린더 앱에 표시되는 캘린더를 공유하려면 Outlook에서 해당 캘린더를 공유하면 됩니다.방법은 다음과 같습니다. 해당 캘린더(및/또는 다른 캘린더)의 일정 가용성만 공유하고 싶다면CalendarBridge 사용할 수 있습니다.
반면, Teams 채널의 캘린더를 공유하려는 경우, 해당 팀의 구성원이 아닌 사람들과는 캘린더를 공유할 수 없습니다. 대신, 캘린더를 확인해야 하는 사람은 누구나 팀에 초대되어야 합니다.
