مقدمة
على الرغم من أن الخدمة الأساسية بسيطة، CalendarBridge دعمًا قويًا ومرنًا للعديد من سير العمل الذي يستخدمه منسقو المواعيد الخارجيون أو المتعاقدون مع شركات خارجية، مثل مندوبي المبيعات ومسؤولي التوظيف. وبفضل الميزات المصممة لتبسيط الحجز والتنسيق، من السهل تكييف CalendarBridge احتياجات فريقك.
ولتحقيق كفاءة أكبر، يمكنك أيضًا الاستفادة من مساعد التقويم الذكي " CalendarBridge Calendar Assistant"، الذي يساعد في أتمتة مهام الجدولة وتقليل عملية التراسل المتكررة التي تنطوي عليها عملية تحديد المواعيد.
حلول لخدمات تحديد المواعيد الخارجية
المشكلة: تم التعاقد مع مسؤول خارجي لتحديد المواعيد نيابة عن موظف داخلي؛ ويحتاج هذا المسؤول إلى الاطلاع على أحدث المعلومات المتاحة بشأن توفّر الموظف لتجنب الحجوزات المزدوجة.
الحل رقم 1: قم بمزامنة أوقات توفر الموظف مع تقويم فرعي في حساب المسؤول عن تحديد المواعيد.
مزايا الحل رقم 1: يرى مسؤول تحديد المواعيد مدى توفر الموظف في الوقت الفعلي ويقوم بحجز الاجتماعات مباشرةً في تقويم Google أو Outlook (أيهما تستخدمه الشركة). ولا يرى مسؤول تحديد المواعيد سوى معلومات "متاح/مشغول" الخاصة بالمواعيد التي تنشأ في تقويم الموظف، بينما يتلقى الموظف التفاصيل الكاملة للمواعيد المحددة مباشرةً في تقويم Google أو Outlook.
عيوب الحل رقم 1: يتطلب إنشاء تقويم فرعي في حساب المسؤول عن تحديد المواعيد. ولا يمكن للمستخدمين الآخرين في نطاق المسؤول عن تحديد المواعيد رؤية أوقات توفر بات، نظرًا لأن هذا التقويم فرعي وليس تقويمًا رئيسيًا.
كيفية تنفيذ الحل رقم 1:
لنفترض أن عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي لمسؤول تحديد المواعيد هو jamie@outsideconsultant.com، وأن عنوان البريد الإلكتروني الرئيسي للموظف هو pat@acmeco.com. أولاً، يقوم جيمي بإنشاء تقويم فرعي باسم «تقويم بات» على حساب jamie@outsideconsultant.com (ونفترض هنا أنه حساب Google، ولكن يمكن القيام بنفس الخطوات لحساب Microsoft 365 أو حساب Outlook.com):
ثانياً، قام بات وجيمي بإعداد اتصال مزامنة من تقويم عمل بات (المسمى «Calendar» على pat@acmeco.com) إلى «تقويم بات» الذي تم إنشاؤه حديثاً على jamie@outsideconsultant.com. ويهدف اتصال المزامنة هذا إلى وضع علامة «مشغول» على الفترات الزمنية المشغولة في تقويم عمل بات في «تقويم بات». تم تكوين اتصال المزامنة هذا ليُظهر فقط "متاح/مشغول" بحيث لا يتم نسخ أي من تفاصيل الأحداث الأخرى الخاصة ببات إلى "تقويم بات".
وأخيرًا، يقوم بات وجيمي بإنشاء اتصال مزامنة: من «تقويم بات» إلى تقويم عمل بات، بحيث تتم مزامنة الأحداث التي يضيفها جيمي إلى «تقويم بات» في الوقت الفعلي مع تقويم عمل بات. وقد تم تكوين اتصال المزامنة هذا بحيث يتم نسخ جميع تفاصيل الأحداث إلى التقويم الرئيسي لبات:
والآن، يعكس «تقويم بات» دائمًا أوقات توفر بات بدقة، ويمكن لجايمي حجز الاجتماعات من خلاله ومزامنتها مع تقويم عمل بات في الوقت الفعلي. وإذا احتاج جايمي إلى تحديث أحد الاجتماعات، فيمكنه القيام بذلك من «تقويم بات»، وسيتم مزامنة التحديث أيضًا مع تقويم عمل بات في الوقت الفعلي.
الحل رقم 2: يتم إنشاء صندوق بريد لـ «بات» على نطاق مُعِد المواعيد، ويتم مزامنة هذا التقويم في كلا الاتجاهين مع تقويم «بات» الخاص بالعمل.
مزايا الحل رقم 2: يمكن لأي شخص في outsideconsulting.com الاطلاع على توفر الممثل مباشرةً من خلال نظام التقويم المؤسسي (Google Find a Time أو Outlook Scheduling Assistant)، مما يعني أنه يمكن لعدة أشخاص (وليس جيمي فقط) تحديد مواعيد اجتماعات مع الممثل.
عيوب الحل رقم 2: يتطلب إنشاء صندوق بريد للممثل على نطاق المسؤول عن تحديد المواعيد.
كيفية تنفيذ الحل رقم 2: يماثل هذا الحل الحل الأول بشكل أساسي، باستثناء أن «تقويم بات» على jamie@outsideconsulting.com يتم استبداله بالتقويم الأساسي في الحساب الجديد pat@outsideconsulting.com.
الحل رقم 3: يقوم بات بإنشاء أ CalendarBridge ويستخدم جيمي هذه الأداة للاطلاع على أوقات توفر بات وإضافة الاجتماعات إلى تقويمه.
مزايا الحل رقم 3: لا حاجة لإنشاء تقاويم فرعية أو صناديق بريد جديدة.
عيوب الحل رقم 3: لا يمكن لـ جيمي الاطلاع على أوقات توافر بات مباشرةً في «تقويم Google» أو «Outlook» (إلا باستخدام وظيفة إضافية في Outlook).
كيفية تنفيذ الحل رقم 3: يتبع بات هذه التعليمات لإنشاء CalendarBridge ثم يرسل الرابط إلى جيمي. وبذلك يمكن لجيمي حجز المواعيد نيابة عن العملاء المحتملين أو مجرد إرسال الرابط إليهم ليقوموا بأنفسهم بحجز اجتماعاتهم مع بات:
الحل رقم 4: يقوم بات بإنشاء CalendarBridge بينما يستخدم جيمي أداة الجدولة CalendarBridge لعرض أوقات التوافر وتحديد مواعيد الاجتماعات.
مزايا الحل رقم 4: لا حاجة لإنشاء تقاويم فرعية أو صناديق بريد جديدة. عند حجز اجتماع يضم 3 أشخاص أو أكثر، يقلل هذا الحل من الصعوبات التي تواجه البحث عن موعد يناسب الجميع، كما أنه لا توجد حاجة لتثبيت أي برامج لمزامنة تقاويم Google وOutlookمثل OGCS، والتي يجب أن تعمل بشكل مستمر حتى تؤدي وظيفتها بفعالية.
عيوب الحل رقم 4: لا يمكن لـ جيمي الاطلاع على أوقات توفر بات مباشرةً في «تقويم جوجل» أو «أوتلوك» (إلا باستخدام وظيفة إضافية في أوتلوك).
كيفية تنفيذ الحل رقم 4: يتبع بات هذه التعليمات لإنشاء CalendarBridge . يقوم جيمي بتسجيل الدخول إلى CalendarBridge عبر متصفح أو وظيفة إضافية في Outlook) ويقوم بإنشاء دعوة جماعية كما هو موضح في هذا الفيديو:
