Giriş
Temel hizmet oldukça basit olsa da, CalendarBridge , satış temsilcileri ve işe alım uzmanları gibi dış kaynaklı veya harici randevu ayarlayıcıları tarafından kullanılan birçok iş akışı için güçlü ve esnek destek sunar. Randevu alma ve koordinasyonu basitleştirmek üzere tasarlanmış özellikleri sayesinde, CalendarBridge ekibinizin ihtiyaçlarına CalendarBridge kolayca uyarlayabilirsiniz.
Daha da yüksek verimlilik için, randevu planlama işlemlerini otomatikleştirmeye ve randevu ayarlamaya ilişkin gidip gelme sürecini azaltmaya yardımcı olan CalendarBridge Takvim Asistanı'ndan da yararlanabilirsiniz.
Dış kaynaklı randevu ayarlama çözümleri
Sorun: Bir şirket içi çalışanın randevularını ayarlamak üzere dışarıdan bir randevu koordinatörü işe alınmıştır; randevu koordinatörünün, çakışan randevuları önlemek için çalışanın en güncel uygunluk durumunu görmesi gerekmektedir.
Çözüm #1: Çalışanın uygunluk durumunu, randevu ayarlayıcısının hesabındaki bir alt takvime senkronize edin.
1. Çözümün avantajları: Randevu Planlayıcı, çalışanın gerçek zamanlı uygunluk durumunu görür ve toplantıları doğrudan Google Takvim veya Outlook’ta (şirketin kullandığı platform hangisiyse) planlar. Randevu Planlayıcı, yalnızca çalışanın takviminden oluşturulan etkinlikler için “boş/meşgul” bilgilerini görürken, çalışan ise planlanan randevuların tüm ayrıntılarını doğrudan Google veya Outlook takviminde görebilir.
1. çözümün dezavantajı: Randevu düzenleyicinin hesabında bir alt takvimin kurulması gerekir. Bu bir alt takvim olduğu ve ana takvim olmadığı için, randevu düzenleyicinin etki alanındaki diğer kullanıcılar Pat’in uygunluk durumunu göremez.
1. çözümün nasıl uygulanacağı:
Randevu ayarlayıcısının ana e-posta adresinin jamie@outsideconsultant.com, çalışanın ana e-posta adresinin ise pat@acmeco.com olduğunu varsayalım. İlk olarak Jamie, jamie@outsideconsultant.com hesabında “pat’s calendar” adlı bir alt takvim oluşturur (burada Google hesabı olduğunu varsayıyoruz, ancak aynı işlem Microsoft 365 veya Outlook.com hesabı için de yapılabilir):
İkinci olarak, Pat ve Jamie, Pat’in iş takvimi (pat@acmeco.com adresindeki “Takvim”) ile jamie@outsideconsultant.com adresinde yeni oluşturulan “pat’in takvimi” arasında bir senkronizasyon bağlantısı kurdular. Bu senkronizasyon bağlantısı, Pat’in iş takvimindeki meşgul zaman aralıklarının “pat’in takvimi”nde de meşgul olarak işaretlenmesi için kurulmuştur. Bu senkronizasyon bağlantısı, yalnızca "boş/meşgul" durumunu gösterecek şekilde yapılandırılmıştır; böylece Pat'in diğer etkinliklerinin ayrıntıları "pat'in takvimi"ne kopyalanmaz.
Son olarak, Pat ve Jamie bir senkronizasyon bağlantısı kurarlar: “Pat’in takvimi”nden Pat’in iş takvimine; böylece Jamie’nin “Pat’in takvimi”ne eklediği etkinlikler, Pat’in iş takvimine gerçek zamanlı olarak senkronize edilir. Bu senkronizasyon bağlantısı, etkinliklerin tüm ayrıntılarının Pat’in ana takvimine kopyalanacak şekilde yapılandırılmıştır:
Artık “Pat’in takvimi” her zaman Pat’in güncel uygunluk durumunu yansıtıyor ve Jamie buradan toplantı planlayıp, bu toplantıların Pat’in iş takvimine gerçek zamanlı olarak senkronize edilmesini sağlayabiliyor. Jamie toplantılardan birini güncellemesi gerektiğinde, bunu “Pat’in takvimi”nden yapabilir ve bu güncelleme de Pat’in iş takvimine gerçek zamanlı olarak senkronize edilir.
Çözüm #2: Randevu planlayıcısının etki alanında Pat için bir posta kutusu oluşturulur ve bu takvim, Pat’in iş takvimi ile iki yönlü olarak senkronize edilir.
2. çözümün avantajları: outsideconsulting.com'daki herkes , temsilcinin uygunluk durumunu doğrudan kurumsal takvim sistemlerinde (Google Find a Time veya Outlook Zamanlama Asistanı) görebilir; bu da, sadece Jamie değil, birden fazla randevu ayarlayıcısının temsilci için toplantı ayarlayabileceği anlamına gelir.
2. çözümün dezavantajı: Randevu ayarlayıcının etki alanında temsilci için bir posta kutusu oluşturulması gerekir .
2. çözümün uygulanması: Temelde 1. çözümle aynıdır; tek fark, jamie@outsideconsulting.com adresindeki “pat’s calendar”ın, yeni pat@outsideconsulting.com hesabındaki birincil takvimle değiştirilmiş olmasıdır.
Çözüm #3: Pat bir CalendarBridge oluşturur ve Jamie bu zamanlayıcıyı kullanarak Pat’in uygunluk durumunu görür ve toplantıları Pat’in takvimine ekler.
3. çözümün avantajları: Yeni alt takvimler veya posta kutuları oluşturmaya gerek yoktur .
3. çözümün dezavantajları: Jamie, Pat’in uygunluk durumunu Google Takvim veya Outlook’ta doğrudan göremez (Outlook eklentisi kullanılması hariç).
3. çözümün uygulanması: Pat, bu talimatları izleyerek bir CalendarBridge oluşturur ve ardından bağlantıyı Jamie’ye gönderir. Jamie daha sonra potansiyel müşteriler adına randevu alabilir ya da potansiyel müşterilere bağlantıyı göndererek Pat ile kendi randevularını kendilerinin ayarlamalarını sağlayabilir:
Çözüm #4: Pat bir CalendarBridge oluşturur; Jamie ise uygunluk durumunu görüntülemek ve toplantı ayarlamak için CalendarBridge zamanlama aracını kullanır.
4. çözümün avantajları: Yeni alt takvimler veya posta kutuları oluşturmaya gerek yoktur . 3 veya daha fazla kişinin katıldığı bir toplantı planlarken, herkesin uygun olduğu bir zaman bulma sürecindeki zorlukları azaltır; ayrıca, etkili bir şekilde çalışabilmesi için sürekli açık kalması gereken OGCS gibi Google ve Outlook takvimlerini senkronize etmek içinherhangi bir yazılımyüklemeye gerek yoktur.
4. çözümün dezavantajları: Jamie, Pat’in uygunluk durumunu Google Takvim veya Outlook’ta doğrudan göremez (Outlook eklentisi kullanılması hariç).
4. çözümün uygulanması: Pat, bir CalendarBridge oluşturmak için bu talimatları izler. Jamie, CalendarBridge tarayıcıda veya Outlook eklentisi aracılığıyla) giriş yapar ve bu videoda gösterildiği gibi bir grup daveti oluşturur:
