لماذا يجب تعلم كيفية مزامنة تقويمين في Outlook؟
هذه المقالة موجهة إلى الأشخاص الذين:
- لديك حسابان (أو أكثر) من حسابات Microsoft، وبالتالي لديك عدة تقاويم في Outlook (على سبيل المثال، تقويم شخصي وآخر للعمل، أو تقويمان للعمل مع شركتين مختلفتين)؛ و
- يرغبون في أن تكون حالة توفرهم متسقة دائمًا عبر جميع التقويمات. بعبارة أخرى، عندما تكون مشغولاً في التقويم الأول، فإنك تريد أن يعكس التقويم الثاني تلقائيًا أنك مشغول، دون الحاجة إلى إنشاء إدخالات يدويًّا في التقويم الثاني.
مشكلة وجود عدة تقاويم في Outlook
تكمن مشكلة وجود عدة تقاويم في Outlook في أن الزملاء الذين يتحققون من توفر وقتك في Outlook لن يروا سوى التوفر المستند إلى أحد تقاويمك الخاصة بمؤسستهم.
على سبيل المثال، تمتلك أديل تقويم «أوتلوك» خاص بالعمل (adele@contoso.com) وتقويم «أوتلوك» شخصي (adelev2024@hotmail.com). وبدون استخدام تقنيات المزامنة الموضحة في هذه المقالة، سيرى زملاء أديل في شركة «كونتوسو» مدى توفرها استنادًا إلى تقويم «كونتوسو» الخاص بها فقط، وليس تقويم «هوتمايل» الخاص بها.
بمجرد قيام أديل بإضافة (أي تسجيل الدخول إلى) حسابي Microsoft الخاصين بها، الشخصي وحساب العمل، في Outlook*، يمكنها رؤية كلا التقويمين في عرض واحد، لكن هذين التقويمين يظلان منفصلين تمامًا عن بعضهما البعض. وعندما يتحقق زملاؤها في Contoso من توفرها في Outlook على أجهزتهم، فإن التوفر الذي يرونه سيعكس تقويم Contoso الخاص بها فقط.
*ينطبق هذا على Outlook لـ Windows (الإصدار الكلاسيكي)، وOutlook لـ Windows (الإصدار الجديد)، وOutlook لـ Mac، وOutlook لـ Android، وOutlook لـ iOS، وموقع outlook.com. أما Outlook على الويب (outlook.office.com) فهو مختلف فعليًّا، كما سيتم شرحه أدناه.**
**نعم، إن وجود إصدارات مختلفة من Outlook لكل منها وظائفه الخاصة أمر مربك للغاية! 🥴
حتى لو كان زملاء العمل على علم بوجود عدة تقاويم لها وحاولوا إرسال دعوات إلى عناوين بريدها الإلكتروني الأخرى، فلن ينجح ذلك لأن المستخدمين في أحد مستأجري Microsoft 365 لا يمكنهم رؤية حالة توفر المستخدمين خارج مؤسستهم. وفي هذه الحالة، لا يمكن للمستخدمين الذين لديهم عناوين بريد إلكتروني بنطاق @contoso.com رؤية سوى تقاويم @contoso.com، وليس تقويم أديل الذي يحمل عنوان @hotmail.com.
لذا، إذا كنت تواجه مشكلة الحجز المزدوج من قبل زملائك في العمل الذين لا يمكنهم الاطلاع على جميع تقاويمك، أو إذا كان مديرك أو زملاؤك يشعرون بالانزعاج من الاضطرار دائمًا إلى مراسلتك عبر البريد الإلكتروني للتحقق من توفرك، فإن بقية هذه المقالة ستوضح لك طريقتين لمزامنة تقويمي (أو أكثر) في Outlook حتى يتمكن زملاؤك من رؤية توفرك بشكل صحيح.
لا تعمل خيارات "الاشتراك من الويب " و" التحميل من ملف " عند مزامنة تقويمين في Outlook
إذا أجريت بحثًا على Bing أو Google عن عبارة "كيفية مزامنة تقويمين في Outlook"، فستوصي العديد من نتائج البحث الأولى باستخدام "الاشتراك من الويب" أو "التحميل من ملف". ولن تضمن أي من هاتين الميزتين الحفاظ على مزامنة تقويميك. وفيما يلي ملخص موجز لما تفعله هاتان الميزتان والغرض من استخدامهما.
Outlook «الاشتراك من الويب» أو «الإضافة من الإنترنت»
هذه الميزة، التي تختلف تسميتها باختلاف إصدارات Outlook، ستضيف تقويمًا ثانويًا إلى هذا الإصدار المحدد من Outlook، ولن يتم تحديث هذا التقويم الثانوي إلا نادرًا (تشير وثائق Microsoft إلى أن «التحديثات قد تستغرق أكثر من 24 ساعة»).
نظرًا لأن التقويم تمت إضافته كتقويم ثانوي منفصل عن تقويم Outlook الأساسي الخاص بك، فإن حالة التوافر في التقويم الذي اشتركت فيه أو أضفته لن تؤثر على حالة التوافر التي يراها زملاؤك في العمل في Outlook.
كما أن تحديثات التقويمات التي تم الاشتراك فيها أو إضافتها قد تستغرق أكثر من 24 ساعة، لذا فإن هذه الطريقة لا تصلح لعرض التقويمات التي تتغير بانتظام. بل إن الاشتراك في التقويمات أو إضافتها عبر الويب مخصص في الأساس للتقويمات التي لا تتغير كثيرًا، مثل تقويمات العطلات وجداول مباريات الفرق الرياضية وما إلى ذلك.
"استيراد" في Outlook أو "تحميل من ملف"
تُعد وظيفة «التحميل من ملف» في Outlook عملية نسخ تُجرى لمرة واحدة للأحداث إلى تقويم Outlook الخاص بك. ولا يوجد اتصال مستمر بالتقويم المستورد. وبالتالي، يختلف «الاستيراد» عن «الاشتراك من الويب» من ناحيتين: (1) لن يقوم Outlook بالتحقق دوريًا من وجود تحديثات في التقويم المستورد؛ (2) يمكنك استيراد الأحداث إلى تقويمك الأساسي، في حين أن «الاشتراك من الويب» يضيف تقويمًا ثانويًا إلى Outlook.
نظرًا لوجود الكثير من النصائح الخاطئة حول هذا الموضوع، فإنه يجدر بنا تكرار ذلك (بصوت أعلى هذه المرة):
لا تعمل ميزتا "الاشتراك" و"التحميل من ملف" في Outlook على مزامنة حالة التوفر بين تقاويم Outlook، كما أنها بطيئة جدًّا بشكل عام بحيث لا يمكن الاعتماد عليها
كما أن ميزة " تقويم المشاركات " في Outlook لا تقوم بمزامنة تقويمين من تقويمات Outlook
يبدو مشاركة التقويم أمرًا بسيطًا، أليس كذلك؟ كلا. إن مشاركة التقويم في Outlook معقدة للغاية (بسبب تنوع أنواع حسابات Microsoft والإصدارات المختلفة لبرنامج Outlook) لدرجة أن Microsoft خصصت مقالًا إرشاديًا من 2500 كلمة مكرسًا بالكامل لموضوع مشاركة التقويم في Microsoft.
الأمر معقد للغاية لدرجة أننا نعمل حالياً على إعداد مقال خاص به، ولكن في غضون ذلك، إليك بعض النقاط البارزة التي تهم بشكل خاص المستخدم الذي لديه تقويمان في Outlook ويحاول مزامنة هذين التقويمين مع بعضهما البعض.
- غالبًا ما تُحظر إمكانية مشاركة تقويم Outlook الخاص بالعمل مع شخص خارج مؤسستك بسبب إعدادات Microsoft 365 الخاصة بشركتك.
- مثل التقويم الذي تم الاشتراك فيه، يُضاف التقويم المشترك كتقويم ثانوي ولن يحجب توفرك في Outlook الذي يراه زملاؤك في العمل. على سبيل المثال، حتى لو تمكنت أديل من مشاركة تقويم Hotmail الخاص بها مع حساب Contoso الخاص بها، فلن يرى زملاؤها في Contoso متى تكون مشغولة في تقويم Hotmail.
- يعتمد تواتر تحديث التقويمات المشتركة على نوع (أنواع) حسابات Microsoft التي يتم مشاركة التقويم بينها.
- تتم مزامنة التقويمات التي تتم مشاركتها من حساب Microsoft شخصي إلى حساب Microsoft 365 الخاص بالعمل أو الدراسة «على الفور».
- تتم مزامنة التقويمات المشتركة بين حسابين شخصيين من Microsoft «على الفور».
- تتم مزامنة التقويمات المشتركة بين حسابين من حسابات Microsoft 365 الخاصة بالعمل أو الدراسة ضمن نفس المستأجر «على الفور».
- تتم مزامنة التقويمات المشتركة بين حسابات Microsoft 365 الخاصة بالعمل أو المدرسة في مستأجرين مختلفين (حيثما تسمح بذلك إعدادات الشركة) «كل بضع ساعات».
كيفية مزامنة تقويم Outlook الشخصي مع تقويم Outlook الخاص بالعمل أو الدراسة مجانًا وبدون استخدام أدوات خارجية
الطريقة الأولى التي سأعرضها عليكم تنطبق على الحالات المحدودة التي تكون فيها:
- لديك تقويم شخصي واحد من Microsoft (التقويمات المرتبطة بعناوين @outlook.com و@hotmail.com و@live.com و@msn.com) وتقويم Outlook واحد خاص بالعمل أو الدراسة في Microsoft 365؛ و
- أحتاج إلى المزامنة من التقويم الشخصي إلى تقويم العمل أو المدرسة، ولكن ليس في الاتجاه المعاكس.
إذا كان هذا ينطبق على حالتك، فسيوضح لك هذا القسم كيفية مزامنة التقويمين الخاصين بك بمجرد إعدادهما في Outlook على الويب (outlook.office.com).
إذا كانت لديك احتياجات أكثر تعقيدًا فيما يتعلق بمزامنة التقويم، مثل
- الحاجة إلى مزامنة تقويمين لـ Outlook خاصين بالعمل أو الدراسة
- أحتاج إلى إجراء مزامنة ثنائية الاتجاه بين تقويمين في Outlook؛
- الحاجة إلى مزامنة أكثر من تقويمين
- يجب أيضًا مزامنة تقاويم Google
ثم انتقل إلى القسم التالي.
1. قم بتسجيل الدخول إلى Outlook على الويب (outlook.office.com)
اعتبارًا من مارس 2024، لا يمكن مزامنة تقويم Google مع تقويم Outlook مجانًا، ودون الحاجة إلى أي أدوات خارجية، إلا من خلال Outlook على الويب — وليس من أي إصدارات أخرى من Outlook. يرجى ملاحظة أن موقع outlook.office.com يختلف عن موقع outlook.com، الذي يستضيف تقويمات Microsoft الشخصية. هذه الطريقة غير متاحة على موقع outlook.com.
2. انتقل إلى علامة التبويب "التقويم" وانقر على "إضافة تقويم"
3. حدد "إضافة تقاويم شخصية" ثم "Outlook، Hotmail، Live، MSN"
3. سجّل الدخول إلى حساب Microsoft الشخصي الخاص بك
اختر الحساب الذي تريد استخدامه من القائمة، أو أدخل اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بحساب Google الخاص بك. يرجى ملاحظة أنك تقوم بتسجيل الدخول مباشرةً إلى Google — ولن تتمكن Microsoft من رؤية كلمة مرور Google الخاصة بك.
4. اضغط على زر التبديل لتعيين الخيار على "تضمينها في أوقات تواجدي للعمل"
5. تأكد من أنك ترى الآن تقويم Outlook الشخصي الخاص بك عند تسجيل الدخول إلى حساب العمل.
أعد تحميل الصفحة، وستظهر لك الآن تقويم Google الخاص بك كتقويم منفصل في Outlook
أصبح زملاؤك الآن قادرين على رؤية أوقات تواجدك الإجمالية عبر تقويمي «أوتلوك» الشخصي وتلك الخاص بالعمل
والآن، عندما يحاول أحد العاملين في مؤسسة أديل تحديد موعد اجتماع معها في Outlook، يظهر بشكل صحيح أنها مشغولة إذا كانت مشغولة بالفعل في تقويم Google الخاص بها.
لسوء الحظ، عند استخدام طريقة مزامنة التقويم المجانية المدمجة في «Outlook على الويب»، لا تتم مزامنة تقويم «Outlook» الخاص بعمل أديل مع تقويم «Outlook» الشخصي الخاص بها. لذا، إذا قامت، على سبيل المثال، بمشاركة تقويم «Outlook» الشخصي الخاص بها مع أصدقائها وعائلتها، فلن يعلموا متى تكون مشغولة بالعمل.
إذا كانت أديل بحاجة إلى أن يعكس تقويم "أوتلوك" الشخصي حالة توفرها وفقًا لتقويم "أوتلوك" الخاص بالعمل، فسيتعين عليها اتباع الطريقة الموضحة في القسم التالي.
كيفية إجراء مزامنة ثنائية الاتجاه بين تقويمين في Outlook باستخدام CalendarBridge
إذا كانت احتياجاتك في مجال مزامنة التقويمات تتجاوز مجرد مزامنة تقويم «أوتلوك» شخصي واحد مع تقويم «أوتلوك» واحد خاص بالعمل أو الدراسة، CalendarBridge أفضل خدمة لمزامنة التقويمات يمكنها تلبية هذه الاحتياجات.
بعض الأمثلة على حالات استخدام CalendarBridge:
- المزامنة مع تقاويم Microsoft الشخصية ومنها (عناوين @outlook.com و@hotmail.com و@live.com و@msn.com)
- المزامنة في الاتجاهين بين تقويمي Outlook الخاصين بالعمل أو الدراسة
- يمكنك مزامنة ما يصل إلى 6 تقاويم في كلا الاتجاهين أو ما يصل إلى 36 تقاويم في اتجاه واحد.
- المزامنة في الاتجاهين بين تقويمي Google وOutlook
1. قم بإنشاء CalendarBridge (تجربة مجانية لمدة 7 أيام)
اتبع هذه الإرشادات حول كيفية إنشاء CalendarBridge للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام من CalendarBridge. لا يلزم وجود بطاقة ائتمان للاستفادة من النسخة التجريبية المجانية.
2. قم بربط حسابات Microsoft الخاصة بك
اتبع هذه الإرشادات لربط تقاويم Microsoft الخاصة بك بـ CalendarBridge. CalendarBridge عبر OAuth ("تسجيل الدخول باستخدام Microsoft")، بحيث لا نطلع أبدًا على بيانات اعتماد Microsoft الخاصة بك، ويمكنك إلغاء صلاحية وصولنا في أي وقت من إعدادات حساب Microsoft الخاص بك.
3. تحديد أحداث التقويم المراد مزامنتها وكيفية مزامنتها
اتبع هذه التعليمات لإنشاء اتصالات CalendarBridge . تحدد كل اتصال مزامنة ما يلي:
- تقويم مصدر يُستخدم لنسخ الأحداث/التوافر منه
- تقويم الوجهة الذي سيتم نسخ الأحداث/توافر المواعيد إليه
- إعدادات الخصوصية للتحكم في الحقول/المعلومات المحددة التي تريد مزامنتها. يمكنك مزامنة جميع التفاصيل، أو عدم مزامنة أي تفاصيل (مع الاكتفاء بإنشاء فترات "مشغول" في التقويم المقصود)، أو اختيار خيار بين هذين الخيارين.
- مرشحات لاستبعاد أحداث معينة من عملية المزامنة.
4. عرض التقويمات التي تمت مزامنتها
بفضل إعداد اتصالات المزامنة في كلا الاتجاهين، ستظل أوقات توافر أديل في تقويمي «أوتلوك» الخاصين بها متزامنة دائمًا. وسواء كان ذلك أصدقاءها وأفراد عائلتها الذين يطلعون على تقويم «أوتلوك» الشخصي الخاص بها، أو زملاء العمل الذين يطلعون على تقويم «أوتلوك» الخاص بعملها، فإن الجميع سيطلع على أوقات توافر أديل بدقة.
لماذا تُجري مزامنة تقويمين من Outlook باستخدام CalendarBridge؟
- تتم مزامنة تحديثات التقويم في غضون ثوانٍ. وعلى عكس ميزات «التحميل من ملف»و«الاشتراك من الويب» و«الإضافة من الإنترنت»المدمجة في Outlook، يراقب CalendarBridge تقويمات Outlook الخاصة بك CalendarBridge ويوفر مزامنة تلقائية للتقويم في الوقت الفعلي، بحيث يمكنك أنت وزملاؤك دائمًا الاطلاع على أحدث حالة تواجدكم.
- ضوابط الخصوصية. مع CalendarBridge مزامنة أي قدر تريده من التفاصيل بين التقويمات. إذا كنت ترغب في الاطلاع على جميع تفاصيل أحداثك في كلا التقويمين، فيمكنك القيام بذلك. وإذا كنت ترغب في التأكد من أن حتى مسؤولي تكنولوجيا المعلومات لا يمكنهم الاطلاع على تفاصيل أحداثك التي تمت مزامنتها، فيمكنك القيام بذلك أيضًا.
- إعداد بسيط. لا يستغرق إعداد CalendarBridge تقويمين في Outlook سوى بضع دقائق. ولا يتطلب الأمر إجراء أي إعدادات أو تثبيت أي برامج على أي من أجهزتك.
