Wprowadzenie
Większość z nas nie zapomina o różnych sprawach z powodu braku przypomnień, zapominamy, bo toniemy w nich.
- Powiadomienia co piętnaście minut
- Bloki kalendarzowe następujące bezpośrednio po sobie
- Powiadomienia w Slacku
- Powiadomienia tekstowe
- Losowe powiadomienia z opisem „zrób to”
Tradycyjne przypomnienia, wbudowane w większość kalendarzy, wymagają od Ciebie przerwania bieżącej czynności, otwarcia kalendarza, wybrania godziny, nadania nazwy wydarzeniu i zapisania go. To działa, ale za każdym razem powoduje to utrudnienie. Podniesienie telefonu i powiedzenie„Hej, Siri”uruchamia nowy system, który nie jest nawet połączony z kalendarzem służbowym. Wysłanie tego na prywatną skrzynkę Gmaila nie powoduje, że informacja ta pojawi się w smartfonie lub kalendarzu służbowym.
Często przypomnienia to po prostu drobne sygnały, które mają skłonić nas do podjęcia działań, o których nie chcemy zapomnieć – czy to zadzwonienia do kogoś, opłacenia rachunku, anulowania subskrypcji przed jej odnowieniem, kupienia czegoś w drodze do domu, podjęcia dalszych działań w związku z rozmową, czy po prostu wyjścia z domu na czas, żeby się nie spóźnić.
Jak asystent oparty na sztucznej inteligencji wpisuje się w ten kontekst
Dzięki naszemu asystentowi opartemu na sztucznej inteligencji możesz zrobić znacznie więcej niż tylko planować spotkania i wydarzenia – możesz poprosić go o wysyłanie Tobie (i innym) przypomnień, które są łatwe w użyciu i nie powodują żadnych dodatkowych utrudnień.
Zamiast ręcznie ustawiać przypomnienia, wystarczy określić, co ma się wydarzyć:
- „Przypomnij mi, żebym po pracy odebrał receptę”.
- „Ustaw mi przypomnienie o terminie realizacji mojego projektu w ten piątek o godz. 15:00”.
- „Wyślijcie miłe przypomnienie do wszystkich, którzy przyjdą w tym tygodniu na nasz lunch dla przyjaciół”.
- „Przypomnij mi, żebym sprawdził mój Darmowy Trial zacznie się naliczanie opłat”.
Asystent planowaniaCalendarBridge tworzy przypomnienie, a Twoje obecne ustawienia powiadomień zajmują się jego wysłaniem.
Jak działa asystent planowania CalendarBridge
Asystent planowania CalendarBridge jest dostępny w ramach kont Premium i Pro i działa głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej. W dowolnym momencie możesz wysłać bezpośrednie polecenia nacalendarbridge, dodać go jako odbiorcę w polu „Ukryte” (BCC) w wiadomości e-mail lub porozumiewać się z nim na czacie w CalendarBridge kalendarzuCalendarBridge oraz w aplikacji Unified Calendar.
Możesz komunikować się ze swoim asystentem za pośrednictwem wielu połączonych kont e-mail, np. służbowego i prywatnego. To Ty decydujesz, które adresy e-mail są połączone z asystentem oraz z których kalendarzy pobiera on informacje i w których tworzy wydarzenia.
Po utworzeniu przypomnienia staje się ono standardowym wydarzeniem w kalendarzu. Obowiązują w nim domyślne ustawienia powiadomień kalendarza, a jeśli kalendarze są zsynchronizowane za pośrednictwem CalendarBridge, wydarzenie to pojawi się we wszystkich połączonych kalendarzach zgodnie z konfiguracją synchronizacji.
Nie ma osobnej listy przypomnień. Asystent tworzy wydarzenia bezpośrednio w kalendarzach, z których już korzystasz.
Kiedy i jak wykorzystać sztuczną inteligencję do automatyzacji przypomnień
Zauważyliśmy, że najwygodniej jest korzystać z asystenta planowania opartego na sztucznej inteligencji do tworzenia przypomnień na trzy główne sposoby:
1. Przypomnienia w aplikacji Pomoc Schedule
Przypomnienia nie służą wyłącznie utrwalaniu informacji – Pomoc również Pomoc , dotrzymywaniu terminów i płynnym przechodzeniu między zadaniami.
Równie łatwo można zaplanować czas na przygotowania i działania następcze:
- „Przypomnij mi, żebym o 14:00 przygotował slajdy przed spotkaniem o 15:00.”
- „Przypomnij mi, żebym skontaktował się z Sarą w przyszły wtorek o 10:00”.
- „Przypomnij mi, żebym przejrzał umowę na dwa dni przed terminem jej podpisania”.
W ustawieniach asystenta można również skonfigurować reguły automatyczne, takie jak:
- Proszę o codzienne wysyłanie mi automatycznej wiadomości e-mail o godz. 6:00 rano z moim harmonogramem na dany dzień
- Wyślij przypomnienie dzień przed każdym wydarzeniem stacjonarnym
- Poinformuj uczestników na pięć dni przed wydarzeniami, w których przewidziano terminy
- Wyślij przypomnienie na ten sam dzień na dwie godziny przed spotkaniami zewnętrznymi
Po skonfigurowaniu przypomnienia te są uruchamiane automatycznie za każdym razem, gdy zdarzenia spełniają określone kryteria. Dzięki temu spotkania przebiegają zgodnie z planem, a ręczne działania następcze są ograniczone – bez wprowadzania dodatkowych utrudnień ani zadań wykraczających poza standardowy przebieg pracy.
2. Wysyłanie uprzejmych przypomnień
Czasami nie chodzi tylko o to, żeby samemu o czymś pamiętać, ale o to, żeby w odpowiednim momencie wysłać przyjazną wiadomość e-mail z przypomnieniem, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco, a ryzyko niepojawienia się się zmniejszy.
Na przykład:
- „Wyślij jutro o godz. 9:00 do Marka uprzejme przypomnienie w sprawie umowy”.
- „Przypomnij zespołowi o terminie złożenia propozycji na pięć dni przed upływem terminu”.
- „Wyślij jutro o 10:00 przypomnienie do Jules o lunchu o 12:00”.
Asystent ustala termin przypomnienia i wysyła je o wskazanej przez Ciebie godzinie.
Skąd wie, z kim się skontaktować
Asystent AI wykorzystuje informacje kontekstowe z kalendarza, aby zidentyfikować adresatów. Jeśli dana osoba jest już uwzględniona w spotkaniach lub wydarzeniach, można ją naturalnie wymienić:
- „O 13:00 przypomnij Markowi o spotkaniu o 15:00”.
- „Przypomnij zespołowi o terminie wyznaczonym na piątek o godz. 10:00”.
Jeśli Mark był już zaproszony na poprzednie wydarzenia lub jeśli zespół jest powiązany z danym wydarzeniem, asystent ds. planowania wybiera odpowiednich odbiorców na podstawie informacji z Twojego kalendarza.
Jeśli nie rozpoznaje danej osoby, wystarczy ją zdefiniować tylko raz:
- „Adres e-mail mojego szefa, Marka, to mark@myboss.com.”
- „Adres e-mail mojego męża Johna to john@schwarzenegger.com.”
Od tej pory wystarczy po prostu używać ich imienia.
Możesz również zautomatyzować przyjazne przypomnienia na podstawie reguł
W ustawieniach asystenta możesz skonfigurować działanie automatycznych przypomnień, na przykład:
- Wyślij e-mail z przypomnieniem dzień przed każdym spotkaniem osobistym
- Wysyłając przypomnienia o obiedzie lub kolacji, podaj lokalizację
- Poinformuj uczestników na pięć dni przed wydarzeniami, w których przewidziano terminy
- Wyślij przypomnienie na ten sam dzień na dwie godziny przed spotkaniami zewnętrznymi
- Po skonfigurowaniu przypomnienia te są uruchamiane automatycznie za każdym razem, gdy zdarzenia spełniają określone kryteria.
Zamiast wysyłać przypomnienia w ostatniej chwili lub co tydzień przepisywać ten sam uprzejmy e-mail z przypomnieniem, przypomnienia są wysyłane na czas i regularnie. Sprawiasz wrażenie osoby zorganizowanej, ponieważ system, z którego korzystasz, jest dobrze zorganizowany.
3. Przypomnienia, żebyś nie zapomniał
Większość przypomnień to drobne zadania, które wymagają określenia terminu.
- Kup bilety na koncert.
- Wyślij kartkę z podziękowaniami.
- Złóż komuś życzenia urodzinowe.
- Zapłać rachunek.
- Wyjdź o czasie.
Zamiast otwierać kalendarz i ręcznie tworzyć wydarzenie, wysyłasz polecenie:
- „Przypomnij mi, że przedsprzedaż biletów na koncert Coldplay zaczyna się w ten piątek o 10:00”.
- „Ustaw przypomnienie o spłacie raty za samochód na 10. dnia miesiąca o godz. 9:00”.
- „Przypomnij mi, żebym o 17:00 wyszedł na kolację o 18:00”.
- „Przypomnij mi w sobotę, że to ostatni dzień na zwrot mojej paczki z Amazona”.
Asystent utworzy wydarzenie o podanej przez Ciebie godzinie. Pojawi się ono bezpośrednio w Twoim kalendarzu i będzie działać zgodnie z Twoimi aktualnymi ustawieniami powiadomień. Jeśli nie podasz godziny, wydarzenie może zostać utworzone jako przypomnienie całodniowe.
Zmiana zachowań
Zmiana w Twoim sposobie pracy nie polega tylko na tym, że tworzone jest zdarzenie, korzystną zmianą jest to, że przypomnienia stają się łatwe i spójne.
Kiedy wysłanie krótkiej instrukcji zajmuje zaledwie kilka sekund, chętniej korzystasz z przypomnień. Przestajesz się zastanawiać, czy warto coś zaplanować. Przestajesz odkładać drobne zadania na później, bo samo tworzenie przypomnienia wydaje się być dodatkową pracą.
- Wysyłasz polecenie
- Wydarzenie zostało utworzone
- Przypomnienie zostało wysłane
- Wywiązujesz się z tego
Z czasem ta prosta automatyzacja przypomnień pozwala zaoszczędzić sporo czasu, który w przeciwnym razie musiałbyś poświęcić na przeglądanie kalendarza i ręczne ustawianie przypomnień. Zaczyna to przypominać nie tyle zarządzanie kalendarzem, co posiadanie osobistego asystenta, który zajmuje się za Ciebie planowaniem.
Zacznij już teraz automatyzować przypomnienia dzięki asystentowi AI
Nie jest wymagana karta kredytowa
Najczęściej zadawane pytania
Automatyzacja przypomnień zmniejsza obciążenie umysłowe i ogranicza czasochłonne, powtarzalne czynności, nawet jeśli zajmują one zaledwie kilka minut. Zamiast ręcznie tworzyć wydarzenia i wysyłać przypomnienia, wystarczy wydać prostą instrukcję i pozwolić systemowi zająć się resztą. Poprawia to spójność działań, gwarantuje terminowe wysyłanie przypomnień i wzmacnia Twój profesjonalny wizerunek. Dzięki automatyzacji przypomnień eliminujesz ryzyko zapomnienia o drobnych, ale ważnych zobowiązaniach oraz zmniejszasz trudności związane z zarządzaniem kalendarzem.
Nasz asystent planowania oparty na sztucznej inteligencji, który tworzy przypomnienia bezpośrednio w Twoich istniejących kalendarzach. Wystarczy przesłać instrukcje pocztą elektroniczną lub w ramach zunifikowanego kalendarza. Asystent przekształca Twoje zlecenie w standardowe wydarzenie kalendarzowe, które następnie działa zgodnie z Twoimi standardowymi ustawieniami powiadomień. Możesz również tworzyć automatyczne reguły, dzięki czemu przypomnienia będą wysyłane w zależności od rodzaju wydarzenia, terminu lub składu uczestników. Wszystko to działa w ramach kalendarzy, z których już korzystasz.
Nie. Asystent nie tworzy osobnego systemu powiadomień. Korzysta on z domyślnych ustawień powiadomień w Twoim kalendarzu. Jeśli wolisz otrzymywać jedno przypomnienie na każde wydarzenie, właśnie tyle otrzymasz. Jeśli korzystasz z wielu powiadomień, te ustawienia pozostaną bez zmian. To Ty decydujesz, jak często chcesz otrzymywać powiadomienia.
Tak. Możesz zlecić asystentowi wysyłanie uprzejmych e-maili z przypomnieniem do konkretnych osób lub grup, które już zna. Jeśli dana osoba jest już dodana do wydarzenia w kalendarzu, asystent wykorzystuje informacje kontekstowe, aby ją zidentyfikować. Możesz również jednorazowo zdefiniować nowe kontakty, a następnie w przyszłości odwoływać się do nich w naturalny sposób. Ułatwia to wysyłanie terminowych, profesjonalnych przypomnień bez konieczności ręcznego tworzenia wiadomości e-mail za każdym razem.
Złotą zasadą jest unikanie automatyzacji wszystkich zadań naraz. Jeśli telefon będzie wysyłał powiadomienia co pięć minut, w końcu zaczniesz je ignorować. Zamiast tego zacznij od trzech najważniejszych powtarzających się zadań. Najpierw zautomatyzuj właśnie je, obserwuj, jak usprawniają one Twoją pracę, a następnie stopniowo rozszerzaj zakres automatyzacji. Celem jest skupienie i konsekwencja, a nie nadmiar powiadomień.
Podsumowanie
Asystent planowania CalendarBridge nie zastępuje Twojego kalendarza. Ułatwia jednak regularne korzystanie z niego.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak przypomnienia oparte na języku naturalnym mogą wpasować się w Twój sposób pracy, zapoznaj się już dziś z asystentem planowaniaCalendarBridge .
