Wprowadzenie
Targi to jeden z najlepszych sposobów na nawiązanie bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi klientami, ale zdecydowanie zbyt często te obiecujące kontakty gubią się w chaosie panującym na targach. Dla specjalistów ds. sprzedaży i przedstawicieli marketingu targowego jest to aż nazbyt dobrze znany problem.
Wizytówki łatwo się gubią, odręczne notatki są nieczytelne, a e-maile z podsumowaniem wysyłane są dopiero kilka dni później, kiedy emocje już opadły. Skutkuje to dłuższym czasem reakcji, utraconymi szansami i niższymi współczynnikami konwersji.
Kroki prowadzące do automatyzacji pozyskiwania potencjalnych klientów i działań następczych
- Zsynchronizuj swoje kalendarze z asystentem AI
- Do zarządzania formularzem do pozyskiwania potencjalnych klientów można używać tabletu, telefonu, komputera lub terminala
- Dodaj asystenta AI jako adresata ukrytego (BCC) w formularzu rejestracji
- To wszystko – od tej pory asystent zajmie się planowaniem!
Innym sposobem na zebranie danych potencjalnego klienta jest po prostu otwarcie CalendarBridge na telefonie, zrobienie zdjęcia wizytówki z widocznym adresem e-mail oraz poproszenie asystenta o umówienie spotkania w celu omówienia targów.
System planowania oparty na sztucznej inteligencji zmienia sposób postępowania po pozyskaniu potencjalnych klientów. Zamiast polegać na ręcznym kontaktowaniu się z nimi, pomaga zespołowi sprzedaży błyskawicznie umawiać spotkania, utrzymywać porządek w kalendarzach oraz przekształcać potencjalnych klientów zakwalifikowanych przez dział marketingu w potencjalnych klientów handlowych, póki ich zainteresowanie jest jeszcze duże.
Zanim przyjrzymy się, jak działa ta automatyzacja, warto zrozumieć, dlaczego tradycyjne metody pozyskiwania kontaktów na targach często zawodzą.
Dlaczego ręczne pozyskiwanie potencjalnych klientów nie działa
Na większości targów wystawcy zbierają dane potencjalnych klientów poprzez skanowanie identyfikatorów, formularze lub wizytówki, a następnie ręcznie wprowadzają te dane do arkuszy kalkulacyjnych. To niewielkie opóźnienie w pozyskiwaniu danych często oznacza, że zespoły sprzedażowe kontaktują się z potencjalnymi klientami dopiero kilka dni, a nawet tygodni po wydarzeniu. Do tego czasu wielu z nich już straciło zainteresowanie. Firma Social Point wymienia nawet pozyskiwanie danych potencjalnych klientów oraz działania następcze zespołów sprzedażowych jako dwie największe trudności , z jakimi borykają się wystawcy na targach.
Jak system planowania oparty na sztucznej inteligencji usprawnia ten proces
System planowania oparty na sztucznej inteligencji zwiększa wydajność i pozwala Twojemu zespołowi błyskawicznie przekształcić pozyskane kontakty handlowe w potwierdzone spotkania, jeszcze gdy na stoisku panuje ożywiona atmosfera. Niezależnie od tego, czy kontakty te pochodzą ze skanów identyfikatorów, wiadomości e-mail czy integracji z systemem CRM, sztuczna inteligencja przejmuje kontrolę, aby skutecznie zorganizować dalsze działania i zapewnić synchronizację kalendarzy.
Najlepsze jest to, że możesz to zrobić, korzystając z dotychczasowych systemów pozyskiwania potencjalnych klientów, albo całkowicie je pominąć i wdrożyć automatyzację procesu pozyskiwania potencjalnych klientów wspomaganą sztuczną inteligencją już od pierwszego kontaktu.
Krok 1: Zbieraj i przesyłaj dane potencjalnych klientów do swojego harmonogramu opartego na sztucznej inteligencji
Metoda A: Wykorzystanie posiadanych narzędzi do przechwytywania
Zacznij od procesu, z którego Twój zespół już korzysta do gromadzenia i porządkowania danych kontaktowych. Mogą to być skanery identyfikatorów, kody QR, ręczne wprowadzanie danych lub integracje z systemem CRM. Gdy potencjalni klienci trafią do Twojej skrzynki odbiorczej lub systemu CRM, asystent planowania oparty na sztucznej inteligencji CalendarBridgeprzejmie stamtąd kontrolę.
Metoda B: Pozyskiwanie potencjalnych klientów za pomocą formularza, tabletu lub obrazu
Jeśli Twój zespół korzysta z formularza internetowego, tabletu lub telefonu do pozyskiwania potencjalnych klientów podczas wydarzenia, możesz jeszcze bardziej usprawnić proces planowania. Skonfiguruj formularz tak, aby wysyłał powiadomienie e-mailowe, a następnie po prostu dodaj asystenta AI w kopii ukrytej (BCC). Asystenta można dostosować tak, aby rozpoznawał, że jest to kontakt z targów, i odpowiednio dostosowywał czas reakcji oraz treść wiadomości. Gdy tylko formularz zostanie przesłany, asystent zapozna się ze szczegółami oraz Twoim kalendarzem i odpowie potencjalnemu klientowi, podając dostępne terminy spotkań zgodnie z Twoimi instrukcjami.
Możesz nawet całkowicie pominąć wypełnianie formularza. Wystarczy zrobić zdjęcie wizytówki i wysłać je bezpośrednio e-mailem do asystenta AI. (Dowiedz się więcej o zamianie zdjęć na wydarzenia w kalendarzu). Asystent wyodrębni dane kontaktowe, rozpozna intencję i automatycznie rozpocznie proces planowania, zamieniając krótką interakcję na stoisku w potwierdzoną akcję marketingową dotyczącą potencjalnego klienta jeszcze przed rozpoczęciem kolejnej rozmowy.
Dalej – Natychmiastowe proponowanie terminów spotkań
Gdy asystent AI otrzyma wiadomość e-mail od potencjalnego klienta lub wypełniony formularz, sprawdza podłączone kalendarze w serwisach Google, Outlook i Apple, aby zweryfikować dostępność w czasie rzeczywistym. Następnie odpowiada bezpośrednio do potencjalnego klienta, wysyłając profesjonalnie sformułowane, naturalnie brzmiące wiadomości z propozycją konkretnych terminów spotkania lub prezentacji – bez konieczności korzystania z linku do rezerwacji.
Dalej – Potwierdź i zsynchronizuj w czasie rzeczywistym
Gdy potencjalny klient wybierze termin, asystent AI wysyła wiadomość e-mail z potwierdzeniem zawierającą zaproszenie do kalendarza wraz ze szczegółami spotkania. Wydarzenie pojawia się natychmiast w obu kalendarzach, a jeśli potencjalny klient zmieni termin lub odwoła spotkanie, asystent automatycznie aktualizuje wszystkie dane. Eliminuje to konieczność ręcznej koordynacji i zapobiega podwójnym rezerwacjom.
Wreszcie – śledź wyniki za pomocą systemu CRM
Każde potwierdzone spotkanie można zarejestrować w systemie CRM, dzięki czemu zespół sprzedaży ma pełny wgląd w to, które kontakty potencjalnych klientów doprowadziły do zawarcia transakcji. Dwu kierunkowa synchronizacja kalendarzy w czasie rzeczywistym CalendarBridgegwarantuje, że wszystkie dane dotyczące spotkań są zawsze dokładne i spójne we wszystkich kalendarzach, skrzynkach odbiorczych i systemach. Taka przejrzystość pozwala mierzyć zaangażowanie po targach oraz skuteczność działań następczych w jednym miejscu.
Korzyści dla zespołów sprzedaży i wystawców
Zautomatyzowanie działań następczych po targach za pomocą harmonogramu opartego na sztucznej inteligencji oznacza szybsze odpowiedzi, lepszą organizację i wyższe wskaźniki konwersji. Zespoły sprzedażowe mogą nawiązywać kontakt z potencjalnymi klientami, gdy ich zainteresowanie jest jeszcze duże, zamiast przeglądać stosy wizytówek po zakończeniu targów.
Dzięki temu wystawcy nie muszą już ręcznie zajmować się planowaniem działań po zakończeniu wydarzenia, a każdy potencjalny klient może liczyć na szybką i profesjonalną reakcję. Można nawet bezpośrednio mierzyć skuteczność działań, śledząc liczbę potwierdzonych spotkań, a nie tylko skanów wizytówek czy rejestracji.
Artykuły pomagające usprawnić planowanie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
Dlaczego CalendarBridge najlepsze rozwiązanie do planowania oparte na sztucznej inteligencji
CalendarBridge z łatwością CalendarBridge z kalendarzami Google, Outlook i Apple, zapewniając zespołom spójne zarządzanie harmonogramem podczas targów i nie tylko. Nasz asystent spotkań oparty na sztucznej inteligencji działa w czasie rzeczywistym, proponując terminy spotkań, wysyłając potwierdzenia i automatycznie aktualizując kalendarze, dzięki czemu nie ma potrzeby ręcznego koordynowania działań.
Dzięki CalendarBridge każda interakcja na targach może szybko przerodzić się w prawdziwą rozmowę, zamiast stać się straconą szansą. Aplikacja ta integruje systemy kalendarzy, automatyzuje planowanie spotkań za pomocą zwykłych wiadomości e-mail oraz pomaga zespołowi sprzedaży szybciej reagować, zachować porządek i finalizować więcej transakcji jeszcze długo po zakończeniu targów.
Zautomatyzuj pozyskiwanie potencjalnych klientów i działania następcze dzięki CalendarBridge
Najczęściej zadawane pytania
System planowania oparty na sztucznej inteligencji automatycznie przekształca pozyskane kontakty w zaplanowane spotkania poprzez skanowanie przychodzących wiadomości e-mail, wyodrębnianie danych kontaktowych oraz wysyłanie odpowiedzi z propozycjami dostępnych terminów spotkań. Eliminuje to konieczność ręcznego kontaktowania się z klientami, dzięki czemu Twój zespół sprzedaży może nawiązać kontakt z potencjalnymi klientami, gdy ich zainteresowanie jest jeszcze duże.
Tak. CalendarBridge z łatwością CalendarBridge z istniejącym procesem pozyskiwania danych. Niezależnie od tego, czy pozyskujesz potencjalnych klientów za pomocą skanerów identyfikatorów, kodów QR czy integracji z systemem CRM, asystent planowania oparty na sztucznej inteligencji może automatycznie podejmować dalsze działania, gdy tylko kontakty te trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.
Jeśli Twój zespół korzysta z formularza do zbierania danych kontaktowych, po prostu dodaj swojego asystenta AI w polu „Ukryta kopia” w wiadomości e-mail z powiadomieniem. Asystent przetworzy każde zgłoszenie, sprawdzi Twój kalendarz i bezpośrednio odpowie, podając terminy spotkań – bez konieczności wykonywania jakichkolwiek czynności ręcznie.
Tak. Wystarczy zrobić zdjęcie wizytówki lub odręcznej notatki i wysłać je e-mailem do swojego asystenta AI. Wyodrębni on dane kontaktowe, rozpozna intencję i automatycznie rozpocznie proces planowania.
CalendarBridge przechowuje ani CalendarBridge odsprzedaje danych. Planowanie odbywa się bezpośrednio w połączonych kalendarzach Google, Outlook lub Apple za pośrednictwem bezpiecznych połączeń API, co gwarantuje, że to Ty zachowujesz kontrolę i prywatność.
Wnioski
Targi branżowe stwarzają niesamowite możliwości, ale tylko wtedy, gdy kontakty nawiązane podczas imprezy przerodzą się w prawdziwe rozmowy. Dzięki naszemu asystentowi ds. umawiania spotkań działania następcze odbywają się automatycznie, a nie dopiero po kilku dniach.
Niezależnie od tego, czy pozyskujesz potencjalnych klientów za pomocą formularzy, skanowania identyfikatorów czy zdjęć wizytówek, nasz asystent zadba o to, by każdy kontakt otrzymał szybką odpowiedź i potwierdzenie spotkania, póki emocje związane z wydarzeniem są jeszcze świeże. To najprostszy sposób na wypełnienie luki między wzbudzeniem zainteresowania a umówieniem spotkania. Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z bezpłatnego 7-dniowego okresu próbnego i przekonaj się, jak CalendarBridge usprawnić zarządzanie harmonogramem we wszystkich połączonych kalendarzach.
