서론
예약 관리 업무를 아웃소싱하면 시간을 절약하고 고객 경험을 개선하며 전반적인 업무 효율을 높일 수 있지만, 이는 올바른 시스템이 갖춰져 있을 때만 가능합니다. 이미 Google 캘린더를 사용하고 계시다면 이미 절반은 성공한 셈입니다. 몇 가지 현명한 설정을 통해 가상 비서, AI 비서, 영업 담당자 또는 팀원에게 캘린더에 대한 통제권을 잃지 않으면서도 일정을 관리하는 데 필요한 모든 것을 제공할 수 있습니다.
이전 가이드에서는 Google 캘린더를 활용한 예약 설정 방법을 소개해 드렸으며, 이번 페이지에서는 Google 캘린더를 이용해 예약 업무를 아웃소싱하는 방법에 대해 단계별로 더 자세히 안내해 드리겠습니다.
개인 캘린더를 공유하는 것보다, 약속 전용으로 새로운 캘린더를 만드는 것이 더 유용합니다. 이렇게 하면 업무와 사생활을 분리할 수 있을 뿐만 아니라, 접근 권한을 관리하기 쉽고 실수를 방지할 수 있습니다.
방법:
- Google 캘린더 열기
- “기타 캘린더” 옆에 있는 “+” 기호를 클릭하세요
- “새 캘린더 만들기”를 선택하세요
- “예약”이나 “예약 내역” 같은 이름으로 지정하세요
- “달력 만들기”를 클릭하세요
다른 사람이 귀하를 대신해 일정을 예약할 수 있도록 하려면, 해당 사용자와 캘린더를 공유하고 적절한 접근 권한을 설정하세요. Google 캘린더 공유, 권한 설정 등에 대한 자세한 내용은 전체 가이드를 참고하세요. 또한 캘린더 공유와 동기화의 차이점에 대해 알아두면 도움이 될 수 있습니다.
방법:
- Google 캘린더에서 왼쪽의 ‘내 캘린더’ 아래에 있는 캘린더를 찾으세요.
- 달력 이름 위에 마우스를 올린 다음, 세 개의 점 아이콘을 클릭하고 “설정 및 공유”를 선택하세요.
- 화면을 아래로 스크롤하여 “특정 사람과 공유” 섹션으로 이동하세요.
- “+ 사람 및 그룹 추가”를 클릭하세요, 이메일을 입력하고 권한 수준을 선택하세요:
- 설정을 변경하고 공유를 관리하여 완벽하게 제어하세요
일정을 예약, 변경 및 취소할 수 있도록 이벤트 설정을 수정하세요
변경 사항에 대한 최종 승인 권한을 유지하고 싶다면 모든 행사 세부 정보를 확인하세요
- 달력을 클릭하세요 왼쪽 사이드바에서
마우스를 올려놓고 점 세 개를 클릭하세요
“설정 및 공유”를 선택하세요
“특정 사람과 공유” 항목에 해당 사람의 이메일 주소를 입력하세요
사용자의 접근 권한 수준 선택:
이벤트 설정을 변경하면 일정을 잡거나, 일정을 변경하거나, 취소할 수 있습니다
변경 사항이 적용되기 전에 검토하고 승인하고 싶다면 ‘모든 이벤트 세부 정보 보기’ 기능을 이용하는 것이 좋습니다
코칭, 컨설팅, 고객 서비스와 같이 체계적인 환경에서 일하신다면, Google 캘린더의 기본 제공 예약 기능을 활용해 보세요.
예약 가능 시간대:
- 주별 또는 일별 보기로 전환
- 클릭한 채 드래그하여 시간 블록을 만드세요
- “예약 일정”을 선택하세요
- 가능한 시간, 회의 시간, 여유 시간 등을 선택해 주세요.
설정이 완료되면 스케줄링 담당자가 고객이나 잠재 고객에게 링크를 전송할 수 있으며, 모든 예약 내역이 캘린더에 자동으로 반영됩니다.
CalendarBridge 사용자라면, 당사의 AI 일정 예약 도구를 통해 웹 리드와의 약속 예약을 자동화할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우, Gmail에서 회의 일정을 잡는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
업무용 캘린더, 개인 캘린더 또는 다른 예약 도구 등 여러 개의 캘린더를 사용하는 경우, 비서가 일정을 중복으로 예약하지 않도록 이용 가능 시간을 동기화하는 것이 좋습니다.
Google 캘린더는 해당 Google 계정에 연결된 캘린더의 일정만 확인합니다. 외부 소스(예: Outlook 또는 Apple)의 일정을 표시하려면 해당 캘린더를 구독하거나 동기화 도구를 사용해야 합니다.
전문가 팁: CalendarBridge를 사용하면 모든 캘린더를 하나의 통합 캘린더로 합칠 수 있어, 민감한 정보를 공유하지 않아도 비서가 항상 전체 일정을 파악할 수 있습니다.
관련:
약속 명칭에 대한 명확한 규칙을 정해 비서가 업무를 깔끔하고 체계적으로 관리할 수 있도록 도와주세요. 또한 다음과 같은 표준 정보를 포함한 일정 템플릿을 만들 수도 있습니다:
- 화상 회의 링크
- 위치
- 메모 또는 의제
- 사용자 지정 알림
Google 캘린더는 기본적으로 템플릿 기능을 지원하지 않지만, 기존 일정을 복사하거나 Google Keep이나 Google 문서 도구와 같은 도구를 사용하여 재사용 가능한 설명을 저장할 수 있습니다.
비서가 영업 워크플로우의 일환으로 전화 약속을 예약하고 있다면, Google 캘린더를 HubSpot이나 Salesforce와 같은 CRM과 연동하는 것을 고려해 보세요. 많은 플랫폼에서 일정 자동 기록, 리드 출처 추적, 후속 조치 알림 기능을 제공합니다.
또한 Zapier를 사용하여 양식 제출 내용, 이메일 또는 CRM 업데이트를 바탕으로 Google 캘린더 일정을 자동으로 생성할 수도 있습니다.
성공을 위한 마지막 조언:
- 경계를 설정하세요: 일정 충돌을 방지하기 위해 개인 시간이나 비어 있는 시간을 캘린더에 미리 예약해 두세요. (Google 캘린더에서 시간을 예약하는 방법 알아보기)
- 알림 설정: 이메일이나 모바일 알림을 설정해 두면 갑작스러운 상황에 당황하지 않을 수 있습니다
- 접근 권한 검토: 일정표에 접근할 수 있는 사용자와 해당 사용자의 권한을 주기적으로 확인하십시오.
- 색상 구분을 활용하세요: 예약 유형이나 소유자 역할을 시각적으로 쉽게 구분할 수 있도록 하세요.
연동된 캘린더로 예약 일정을 간편하게 관리해 보시겠습니까?
자주 묻는 질문
Google 캘린더에서 ‘설정 및 공유’로 이동하여 해당 사용자의 이메일을 추가하고 권한 수준을 선택하세요. 상대방이 직접 일정을 예약하거나 변경할 수 있도록 하려면 ‘일정 변경’을 선택하고, 변경 사항을 직접 승인하고 싶다면 ‘모든 일정 세부 정보 보기’를 선택하세요.
네. Google 캘린더에서는 이용 가능 시간, 회의 시간, 여유 시간을 설정할 수 있는 예약 기능을 제공합니다. 그러면 비서가 고객에게 예약 링크를 공유할 수 있으며, 모든 예약 내역이 캘린더에 자동으로 반영됩니다.
Google 캘린더는 Google 계정에 연결된 캘린더의 일정만 확인합니다. Outlook, Apple 또는 기타 캘린더 간의 일정 중복을 방지하려면 동기화 솔루션이 필요합니다. CalendarBridge는 연결된 모든 캘린더를 하나의 화면에서 확인할 수 있는 ‘통합 캘린더’ 기능을 제공하여, 비서가 사용자의 전체 일정을 정확히 파악할 수 있도록 도와줍니다.
동영상 링크, 메모, 의제 작성 시 이벤트 명명 규칙, 색상 구분, 재사용 가능한 템플릿을 활용하세요. 이렇게 하면 일정을 일관성 있게 관리할 수 있습니다.
네. HubSpot이나 Salesforce와 같은 많은 CRM은 Google 캘린더와 연동되며, Zapier와 같은 자동화 플랫폼을 통해 양식 제출 내용이나 이메일을 기반으로 일정을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 외주화된 예약 관리도 전체 영업 워크플로우의 일부로 자연스럽게 통합됩니다.
결론
예약 잡는 업무를 외주화한다고 해서 통제권을 포기하는 것은 아닙니다. 오히려 다른 사람이 더 효율적으로 업무를 도와줄 수 있는 시스템을 구축하는 것입니다. Google 캘린더와 적절한 설정을 활용하면 일정을 체계적으로 관리하고, 항상 연락이 닿을 수 있도록 하며, 가장 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
여러 개의 캘린더를 동시에 관리하느라 바쁘시거나, 캘린더 공유가 부담스러우신가요? CalendarBridge를 사용하면 민감한 정보를 노출하지 않고도 모든 일정을 한곳에 통합할 수 있습니다. 한 번만 설정하면 팀원들이 더 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다.
